Kısaca: BT bütçesi, işletmenin bir yıl boyunca donanım, yazılım lisansı, bulut, bağlantı, güvenlik, destek ve BT projeleri için ayırdığı paranın kalem kalem planıdır. İyi bir BT bütçesi; envanterle başlar, sabit giderleri projelerden ayırır, lisans yenileme ve destek sonu tarihlerini takvime koyar ve beklenmeyen arızalar için yedek pay bırakır.
Birçok KOBİ’de BT harcamaları yıl içine dağılmış hâldedir: bir abonelik kredi kartından çekilir, bir sunucu diski arıza yapınca acil alım yapılır, lisans yenileme faturası tam ay sonunda gelir. Sonuç olarak yönetim yıl sonunda “BT’ye ne harcadık?” sorusuna net cevap veremez ve gelecek yıl için de tahminle karar verir. Yeni yılın bütçesinin konuşulduğu bu dönem, BT giderlerini düzenli bir plana bağlamak için doğru zamandır.
İçindekiler
- BT bütçesi nedir?
- Sabit giderler ve projeler
- BT bütçesi 7 adımda
- Yıl içinde takip
- Sık yapılan hatalar
- Özet ve kontrol listesi
BT bütçesi nedir ve neleri kapsar?
BT bütçesi, bilgi teknolojilerinin çalışır durumda kalması ve planlanan iyileştirmelerin yapılması için gereken tüm harcamaların, sorumlusu ve zamanlamasıyla birlikte yıllık olarak planlanmasıdır.
Bütçeyi hazırlarken aşağıdaki başlıkların hiçbirini atlamayın:
- Donanım: sunucular, bilgisayarlar, ağ cihazları, yazıcılar, yedekleme diskleri ve yedek parçalar.
- Yazılım lisansları ve abonelikler: ERP, ofis ve e-posta paketleri, antivirüs, veritabanı lisansları.
- Bulut ve barındırma: sunucu kiralama, depolama, alan adı ve SSL yenilemeleri.
- Bağlantı: internet hatları, yedek hat ve şubeler arası bağlantı.
- Güvenlik ve iş sürekliliği: yedekleme, güvenlik duvarı, çok faktörlü kimlik doğrulama, testler.
- Destek ve hizmetler: iç BT personeli, dış destek sözleşmeleri, danışmanlık ve eğitim.
- Projeler: yeni sistem kurulumları, sürüm yükseltmeleri, taşıma işleri.
Sabit giderler mi, projeler mi? BT bütçesini ikiye ayırın
Bütçeyi okunur kılmanın en kolay yolu, mevcut sistemleri çalıştırmanın maliyetini değişim projelerinden ayırmaktır. Böylece “bu yıl ne kadar yeni iş yapıyoruz?” sorusu da görünür hâle gelir.
| Bölüm | Örnekler | Nasıl planlanır? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Çalıştırma giderleri | Abonelikler, destek sözleşmeleri, internet hatları, bakım | Geçen yılın gerçek faturaları ve sözleşme tarihleri üzerinden | Kullanıcı sayısı ve kur değişiminin etkisi |
| Yenileme giderleri | Garantisi biten donanım, destek sonu gelen yazılımlar | Envanterdeki yaş, garanti ve destek sonu tarihlerine göre | Hepsini aynı yıla yığmamak |
| Değişim projeleri | Yeni ERP modülü, bulut geçişi, raporlama projesi | İş hedefi, kapsam ve teklif üzerinden, öncelik sırasıyla | Proje sonrası doğan yeni sabit giderler |
| Yedek pay | Beklenmeyen arıza, acil güvenlik ihtiyacı | Geçmiş yıllardaki plansız harcamalarınıza bakarak | Yedeğin nasıl kullanılacağına kimin karar verdiği |
Tabloyu muhasebedeki yatırım (donanım alımı gibi) ve işletme gideri (abonelik gibi) ayrımıyla da eşleştirin; aynı ihtiyacı satın alma veya abonelikle karşılamanın vergi ve nakit akışı etkisini mali müşavirinizle değerlendirin.
BT bütçesi 7 adımda nasıl hazırlanır?
1. Envanteri çıkarın
Her cihazı, lisansı ve aboneliği; adedi, alım tarihi, garanti bitişi ve sorumlusuyla listeleyin. Güncel bir envanteriniz yoksa BT altyapı denetimi yazımızdaki adımlar iyi bir başlangıçtır.
2. Geçen yılın gerçek harcamalarını toplayın
Faturaları, kredi kartı ekstrelerini ve departmanların kendi aldığı abonelikleri tek tabloda birleştirin. Her kalemin yanına hangi işe yaradığını ve kimin onayladığını yazın; sahipsiz kalan abonelikler genellikle ilk tasarruf alanıdır.
3. Lisans ve abonelik takvimini kurun
Yenileme tarihlerini aylara yerleştirin. Kullanıcı sayısını gerçek ihtiyaçla karşılaştırın, ayrılan çalışanların lisanslarını geri alın. Döviz bazlı fiyatlanan lisanslar için bir kur varsayımı belirleyin ve yıl içinde gözden geçirin.
4. Destek sonu tarihlerini kontrol edin
Üreticinin güvenlik güncellemesi vermediği yazılım, bütçede bir yenileme kalemi demektir. Örneğin Microsoft’un Windows Server 2016 yaşam döngüsü sayfasına göre bu sürümün genişletilmiş desteği 12 Ocak 2027’de bitiyor. SQL Server 2016 için genişletilmiş destek 14 Temmuz 2026’da sona erdi; sayfada ücretli Genişletilmiş Güvenlik Güncellemeleri (ESU) dönemleri listeleniyor. Geçiş adımları için SQL Server sürüm yükseltme rehberimize bakabilirsiniz.
5. Donanım yenileme planı yapın
Kritik sunucu ve ağ cihazlarını garanti bitişi ve arıza geçmişine göre sıralayın. Bilgisayar yenilemesini mümkünse yıllara yayın; böylece tek bir yılda büyük bir yük oluşmaz.
6. Güvenlik ve iş sürekliliğini ayrı satıra yazın
Yedekleme, geri dönüş testi ve erişim güvenliği “kalırsa yaparız” kalemi olmamalıdır. Bu kalemleri felaket kurtarma planınızdaki hedeflerle ilişkilendirin.
7. Projeleri önceliklendirin ve yedek pay bırakın
Her projeyi iş faydası, risk ve aciliyete göre sıralayın; her projenin devreye alındıktan sonra yaratacağı yeni abonelik ve destek giderlerini de ekleyin. Yedek payın büyüklüğünü geçmiş yıllardaki plansız harcamalarınıza göre belirleyin.
BT bütçesi yıl içinde nasıl takip edilir?
Bütçe hazırlanıp rafa kaldırılırsa işe yaramaz. Basit bir takip düzeni yeterlidir:
- Aylık: Gerçekleşen harcamaları plana karşı işleyin, sapmaların nedenini not edin.
- Üç ayda bir: Kur, kullanıcı sayısı ve proje takvimindeki değişikliklere göre tahmini güncelleyin.
- Yıl sonunda: Plansız harcamaları listeleyin; bir sonraki yılın yedek payını bu listeye göre ayarlayın.
Bazı işleri dışarıdan almayı düşünüyorsanız iç kaynak ve hizmet maliyetini aynı tabloda karşılaştırın. Bu karar için BT dış kaynak kullanımı yazımız yol gösterebilir.
BT bütçesi hazırlarken sık yapılan hatalar
- Geçen yılın rakamını kopyalamak: Destek sonu gelen sistemler ve yeni kullanıcılar görünmez kalır.
- Abonelikleri unutmak: Departmanların kendi açtığı hesaplar toplam tabloya girmez.
- Proje sonrası giderleri yazmamak: Yeni sistemin lisans, destek ve eğitim gideri sonraki yıllarda sürpriz olur.
- Güvenliği son sıraya koymak: Yedekleme ve güncellemeler, en pahalı olaylardan korunmanın temelidir.
- Sahip belirlememek: Her kalemin bir sorumlusu olmazsa ne yenileme tarihleri ne de sapmalar takip edilir.
Özet ve BT bütçesi kontrol listesi
- Envanter güncel ve her kalemin sorumlusu belli mi?
- Geçen yılın tüm BT harcamaları tek tabloda mı?
- Lisans yenileme ve destek sonu tarihleri takvimde mi?
- Çalıştırma giderleri, yenilemeler ve projeler ayrı mı?
- Güvenlik ve yedekleme ayrı bir satırda mı?
- Yedek pay ve aylık takip düzeni tanımlı mı?
Özetle iyi bir BT bütçesi, sürpriz harcamaları planlı kararlara dönüştürür. ÇAP Teknoloji olarak envanterinizi birlikte çıkarabilir, destek sonu ve yenileme takviminizi hazırlayabilir ve projelerinizi önceliklendirmenize yönetim danışmanlığı kapsamında destek olabiliriz; iletişim sayfamızdan bize ulaşın.
Sıkça Sorulan Sorular
BT bütçesi hangi kalemleri içermeli?
Donanım, yazılım lisansları ve abonelikler, bulut ve barındırma, internet bağlantısı, güvenlik ve yedekleme, destek ve danışmanlık hizmetleri ile yıl içinde yapılacak BT projeleri. Beklenmeyen arızalar için ayrı bir yedek pay da ayrılmalıdır.
BT bütçesi ne zaman hazırlanmalı?
Şirketin genel bütçe takvimiyle birlikte, yeni mali yıl başlamadan önce hazırlanmalıdır. Lisans yenileme ve destek sonu tarihleri yılın başına denk geliyorsa bunlar için karar ve satın alma süresini de hesaba katın.
Destek süresi biten yazılımlar bütçeyi nasıl etkiler?
Üreticinin güvenlik güncellemesi vermediği yazılım risk taşır ve bir yenileme veya geçiş kalemi gerektirir. Örneğin Microsoft yaşam döngüsü sayfasına göre Windows Server 2016’nın genişletilmiş desteği 12 Ocak 2027’de bitiyor; bu sürümü kullanan işletmeler geçişi bütçeye yazmalıdır.
BT bütçesinde yedek pay ne kadar olmalı?
Herkese uyan bir oran yoktur. Geçmiş yıllarda plansız yaptığınız BT harcamalarını listeleyin ve yedek payı bu tutarlara göre belirleyin. Yedeğin hangi durumlarda ve kimin onayıyla kullanılacağını da önceden yazın.
