Kurz gesagt: Reporting-Beratung ist die Dienstleistung, die verstreuten, von Hand erstellten Berichte eines Unternehmens in Berichte zu überführen, die auf einer einzigen Datenquelle beruhen, einheitliche Definitionen verwenden und sich automatisch aktualisieren. Ziel ist nicht, mehr Berichte zu erzeugen, sondern dass alle auf Grundlage derselben Zahl entscheiden.
In vielen Unternehmen bedeutet Reporting, dass einige Personen am Monatsende Daten aus verschiedenen Systemen ziehen und in Excel zusammenführen. Ist der Bericht fertig, sind die Daten veraltet, und häufig nennen zwei Abteilungen für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte. Dieser Artikel erklärt, was Reporting-Beratung ist, wann sie sinnvoll ist, wie der Ablauf aussieht und welche Fehler häufig vorkommen.
Was ist Reporting-Beratung?
Reporting-Beratung ermittelt, welche Informationen ein Unternehmen in welchem Rhythmus und für wen benötigt, und baut darauf eine Berichtsstruktur auf, die diese Informationen verlässlich liefert. Der Umfang beschränkt sich nicht auf die Gestaltung von Berichten. Auch die Prüfung der Datenquellen, die Definition der Kennzahlen, die automatische Aktualisierung und die Schulung der Anwender gehören dazu.
Häufig ist diese Arbeit der erste Schritt eines umfassenderen Projekts der Business-Intelligence-Beratung. Wer zu weiterführenden Analysen oder Prognosen übergeht, bevor regelmäßige und verlässliche Berichte etabliert sind, baut auf unsicherem Grund.
Wann ist Reporting-Beratung sinnvoll?
Wenn Ihnen mehrere der folgenden Situationen bekannt vorkommen, ist es möglicherweise Zeit, Ihre Berichtsstruktur zu überprüfen:
- Verschiedene Abteilungen nennen für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte.
- Die Erstellung der Monatsberichte dauert Tage.
- Berichte hängen vom Wissen und von den Dateien einer einzelnen Person ab.
- Führungskräfte müssen einen Bericht anfordern und warten, um den aktuellen Stand zu sehen.
- Excel-Dateien werden mit wachsender Größe langsam, Formelfehler bleiben unbemerkt.
- Im ERP-System sind die Daten vorhanden, aber nicht in einer für Entscheidungen nutzbaren Form.
Unterschiede zwischen manuellem und automatisiertem Reporting
| Kriterium | Manuelles Reporting | Automatisiertes Reporting |
|---|---|---|
| Datenquelle | Wird aus verschiedenen Dateien kopiert | Wird direkt aus den Systemen bezogen |
| Aktualität | Zeigt den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung | Aktualisiert sich im festgelegten Intervall selbst |
| Fehlerrisiko | Anfällig für Kopier- und Formelfehler | Regeln werden einmal definiert und immer gleich angewendet |
| Definitionen | Können je nach Ersteller abweichen | Sind in allen Berichten einheitlich |
| Personenabhängigkeit | Ohne den Ersteller gibt es keinen Bericht | Der Prozess läuft unabhängig von einzelnen Personen |
| Zeitaufwand | Die meiste Zeit fließt in das Sammeln der Daten | Die Zeit wird für die Auswertung der Daten genutzt |
Der Ablauf der Reporting-Beratung: 5 Schritte
1. Bedarfsanalyse und Berichtsinventar
Im ersten Schritt wird eine Liste der vorhandenen Berichte erstellt. Es wird festgehalten, wer welchen Bericht wie oft und für welche Entscheidung nutzt. Dabei zeigen sich meist sowohl Berichte, die niemand liest, als auch Informationen, die fehlen.
2. Prüfung der Datenquellen
Die Systeme, aus denen die Berichte gespeist werden, werden geprüft: ERP, Buchhaltung, Vertrieb, Produktion und manuell geführte Dateien. In dieser Phase wird klar, wo die Daten entstehen, wie verlässlich sie sind und wie sie zwischen den Systemen zusammenpassen.
3. Definitionen und Datenmodell
Die Definitionen von Kennzahlen wie Umsatz, aktive Kunden oder Lagerumschlag werden schriftlich festgehalten. Anschließend wird ein gemeinsames Datenmodell aufgebaut, das diese Definitionen anwendet. Bei der Auswahl der Kennzahlen hilft unser Artikel dazu, welche KPIs im ERP verfolgt werden sollten.
4. Berichtsdesign und automatische Aktualisierung
Berichte werden nach der Rolle der Person gestaltet, die sie nutzt. Eine Führungskraft möchte eine Übersicht, eine Betriebsleitung möchte ins Detail gehen. Die Datenaktualisierung wird geplant, und die Berichte aktualisieren sich ohne manuelle Eingriffe. Ein Praxisbeispiel finden Sie in unserem Artikel zum Aufbau eines Power-BI-Dashboards.
5. Einführung, Schulung und Verantwortung
Neue Berichte werden eine Zeit lang parallel zu den alten genutzt, und die Zahlen werden verglichen. Die Anwender lernen, wie die Berichte zu lesen sind. Für jeden Bericht wird eine verantwortliche Person benannt; ein Bericht ohne Verantwortlichen veraltet mit der Zeit.
Der Unterschied zwischen Reporting und Business Intelligence
Die beiden Begriffe liegen nah beieinander, sind aber nicht dasselbe. Reporting zeigt regelmäßig und verlässlich, was geschehen ist: wie viel in diesem Monat verkauft wurde, was auf Lager ist, welche Forderung überfällig ist. Business Intelligence ergänzt Analysen, die untersuchen, warum etwas geschehen ist und was als Nächstes geschehen kann. Solide Business Intelligence baut auf verlässlichem Reporting auf.
Häufige Fehler in Reporting-Projekten
- Mit dem Werkzeug beginnen: Wer Software auswählt, bevor klar ist, welche Fragen beantwortet werden sollen, überträgt das bestehende Durcheinander auf einen neuen Bildschirm.
- Alles berichten wollen: Eine Ansicht mit Dutzenden Kennzahlen erleichtert keine Entscheidung.
- Definitionen nicht aufschreiben: Fehlt die schriftliche Definition einer Kennzahl, wird dieselbe Diskussion in jeder Besprechung erneut geführt.
- Datenqualität übergehen: Fehlerhafte Daten an der Quelle erscheinen auch im am sorgfältigsten gestalteten Bericht fehlerhaft.
- Keine Verantwortung festlegen: Ist unklar, wer für die Richtigkeit eines Berichts verantwortlich ist, häufen sich die Fehler.
- Alte Berichte nicht abschalten: Solange alte und neue Berichte nebeneinander bestehen, kursieren weiterhin unterschiedliche Zahlen.
Checkliste für die Reporting-Beratung
- Gibt es eine Liste der vorhandenen Berichte und ihres Zwecks?
- Gibt es für jede Kennzahl eine schriftliche Definition?
- Sind die Datenquellen und ihre Aktualisierungsintervalle bekannt?
- Sind die Berichte nach Rollen getrennt?
- Läuft die Datenaktualisierung automatisch, und gibt es bei einem Fehlschlag eine Benachrichtigung?
- Hat jeder Bericht eine verantwortliche Person?
- Wurden die alten Berichte abgeschaltet, nachdem die neuen eingeführt waren?
Wenn Sie Ihre Berichtsstruktur gemeinsam mit uns prüfen möchten, können Sie sich über unsere Business-Intelligence-(BI-)Beratung informieren oder Kontakt mit uns aufnehmen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Reporting-Beratung?
Reporting-Beratung überführt die verstreuten, von Hand erstellten Berichte eines Unternehmens in Berichte, die auf einer einzigen Datenquelle beruhen, einheitliche Definitionen verwenden und sich automatisch aktualisieren. Sie umfasst Bedarfsanalyse, Prüfung der Datenquellen, Berichtsdesign und Anwenderschulung.
Sind Reporting-Beratung und Business-Intelligence-Beratung dasselbe?
Nein. Reporting zeigt regelmäßig und verlässlich, was geschehen ist. Business Intelligence ergänzt Analysen, die untersuchen, warum etwas geschehen ist und was als Nächstes geschehen kann. Reporting ist meist der erste Schritt der Business-Intelligence-Arbeit.
Können wir weiterhin mit Excel berichten?
Bei kleinen Datenmengen und wenigen Berichten kann Excel ausreichen. Wenn die Zahl der Berichte wächst, die Daten aus mehreren Systemen stammen oder für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte kursieren, ist der Umstieg auf automatisiertes Reporting der sinnvollere Weg.
Wie lange dauert ein Reporting-Projekt?
Die Dauer hängt von der Zahl der Berichte, der Zahl der Datenquellen und der Datenqualität ab. Ein Vorhaben, das mit den Grundberichten einer einzelnen Abteilung beginnt, dauert deutlich kürzer als ein Projekt für das gesamte Unternehmen. Empfehlenswert ist, klein zu beginnen und schrittweise zu erweitern.
Müssen wir für das Reporting unser ERP-System austauschen?
In der Regel nicht. Reporting nutzt die Daten aus dem vorhandenen ERP und den übrigen Systemen. Zuerst wird geprüft, ob die vorhandenen Daten korrekt und konsistent sind; ein Systemwechsel kommt erst infrage, wenn das bestehende System den Bedarf nicht decken kann.