Logo Bordro Plus’ta Yıl Sonu ve Mevzuat Güncellemeleri: Kontrol Listesi

Kısaca: Bordro Plus yıl sonu hazırlığı, Aralık bordrosunu eksiksiz kapatmak, yeni yılın parametrelerini güncelleyip bir test bordrosuyla doğrulamak ve ocak bordrosundan önce takvim, izin, teşvik, yedek ve yetki kontrollerini bitirmektir. Logo Bordro Plus güncellemeleri kendi servisleriyle alır. Ama bu değerlerin sizin çalışanlarınıza doğru yansıdığını kontrol etmek sizin işinizdir.

Logo iş ortağı olarak projelerimizde gördüğümüz şu: yıl sonu bordro hataları çoğu zaman programdan değil, sıranın karışmasından çıkar. Aralık kapanmadan yeni parametreyle hesap yapmak, yedeksiz güncelleme almak veya teşvik ve kesinti kartlarına bakmamak, ocak ayında düzeltme bordrolarına yol açar. Bu yazı Logo Bordro Plus kullanan İK ve bordro ekipleri için hazırlandı. Muhasebe tarafındaki kapanışı ise Logo dönem sonu kapanışında yapılan 7 hata yazımızda anlattık.

İçindekiler

• Bordro Plus yıl sonunda neden ayrı bir kontrol ister?
• Aralık bordrosunu kapatmadan önce
• Yeni yıl parametreleri: güncellemeyi alın, sonra doğrulayın
• Yeni yılın ilk bordrosu: takvim, izin ve vergi matrahı
• Teşvikler, BES ve özel kesintiler
• Muhasebe entegrasyonu ve beyanname kontrolü
• Yedek, test ortamı ve kullanıcı yetkileri
• Bordro Plus yıl sonu kontrol listesi
• Özet

Bordro Plus yıl sonunda neden ayrı bir kontrol ister?

Logo Bordro Plus, bordro, izin, avans ve puantaj işlemlerini tek platformda toplayan ve şirket sunucusunda (on-premise) çalışan bordro çözümüdür. Logo’nun ürün sayfasına göre SGK bildirgelerini hazırlayıp gönderme, şifreli e-postayla bordro gönderimi, ücret simülasyonu, BES otomatik katılım ve borç ile alacak takibi gibi özellikleri vardır. Yıl değişiminde bunların neredeyse hepsi etkilenir:

• Yasal parametreler değişir: asgari ücret, SGK prim matrahının alt ve üst sınırı, gelir vergisi dilimleri, vergi istisnaları ve kıdem tazminatı tavanı gibi değerler.
• Kümülatif gelir vergisi matrahı yeni yılda sıfırdan başlar. Bu yüzden ocak bordrosundaki vergi kesintisi aralıktan farklı görünür.
• İzin hakları ve firma takvimi yeni yıla taşınır.
• Teşvikler, BES ve özel kesintiler (icra, nafaka, avans taksitleri) yeni yılda da doğru çalışmalıdır.

Bu yazıda tutar, oran veya tarih vermiyoruz. Güncel değerleri SGK ve GİB duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Aralık bordrosunu kapatmadan önce

Yeni yılın ayarlarına geçmeden önce eski yılı temiz kapatın. Aralık bordrosu yanlışlıkla yeni yılın değerleriyle hesaplanırsa yıl toplamları bozulur ve beyannameyle tutmaz.

1. Puantajı tamamlayın: Aralık ayının fazla mesai, eksik gün ve izin kayıtları girildi mi? Puantajı bir tablodan aktarıyorsanız aktarılan satır sayısını kaynak dosyayla karşılaştırın.
2. Yıl sonu ödemelerini ayırın: İkramiye veya prim gibi ek ödemeleri hangi dönemde yapacağınıza karar verin. Logo, ara dönem tanımlanarak aynı bordro dönemi içinde birden fazla ödeme yapılabildiğini belirtir.
3. Avans ve borç bakiyelerine bakın: Yıl içinde verilen avansların ve borç taksitlerinin kalan bakiyesi doğru mu? Yeni yıla devredecek taksitleri listeleyin.
4. Çıkışları kapatın: Yıl içinde ayrılan çalışanların çıkış bildirimleri ve son bordroları tamamlandı mı?
5. Onaydan sonra kural koyun: Aralık bordrosu onaylandıktan sonra düzeltme gerekirse bunu kimin, hangi onayla yapacağını yazılı belirleyin.

Yeni yıl parametreleri: güncellemeyi alın, sonra doğrulayın

Logo’nun ürün sayfasındaki sıkça sorulan sorulara göre asgari ücret ve kıdem tavanı gibi yıl içinde değişen bilgiler, Bordro Plus içindeki servisler aracılığıyla otomatik olarak alınır. Bu işin yarısıdır. Diğer yarısı, güncellemenin sizin firmanıza doğru yansıdığını görmektir. Aşağıdaki sırayı izleyin:

1. Önce yedek alın: Güncellemeyi almadan önce bordro veritabanının tam yedeğini alın.
2. Güncellemeyi alın ve not edin: Güncellemenin hangi gün, kim tarafından alındığını kayda geçirin.
3. Değerleri duyurularla karşılaştırın: Programdaki yeni değerleri SGK ve GİB duyurularıyla, ardından mali müşavirinizle tek tek kontrol edin.
4. Test bordrosu çalıştırın: Mümkünse yedekten açılmış bir test ortamında asgari ücretli, tavana yakın ücretli, teşvikli ve ay ortasında işe giren birkaç örnek çalışan seçin. Ocak bordrosunu deneme olarak hesaplayıp sonucu elle yaptığınız hesapla karşılaştırın.
5. Onay alın: Sonuçları İK sorumlusu ve mali müşavir birlikte onaylasın. Gerçek bordroya ancak ondan sonra geçin.

Logo, ürünün Zaman İzli Kayıtlar özelliğiyle geriye dönük raporlama yapılabildiğini belirtir. Bu yüzden her değişikliğin hangi tarihten itibaren geçerli olduğuna dikkat edin: yeni yılın değeri eski yılın bordrosuna yansımamalıdır.

Yeni yılın ilk bordrosu: takvim, izin ve vergi matrahı

Ocak bordrosu, yıl sonu hazırlığının sınavıdır. Hesaplamadan önce şu dört noktaya bakın:

• Firma takvimi: Yeni yılın resmi tatil ve hafta tatili günleri takvimde doğru mu? Logo, izin kullanım sürelerinin çalışma saatlerine ve firma takvimine göre hesaplatılabildiğini belirtir. Takvim yanlışsa izin günleri de yanlış çıkar.
• Yıllık izin hakları: Yeni hak edişler ve önceki yıldan devreden izinler doğru görünüyor mu? Birkaç çalışanı İK’daki izin listesiyle karşılaştırın.
• Kümülatif matrah: Ocak bordrosunda kümülatif gelir vergisi matrahının sıfırdan başladığını kontrol edin. Aralıktan devreden bir değer görüyorsanız durun ve inceleyin.
• Ücret değişiklikleri: Yılbaşı zamlarından önce Ücret Simülasyonu modülüyle bütçe etkisini görebilirsiniz. Zamlar kesinleşince yeni ücretleri onaylı listeyle karşılaştırarak girin ve örnek çalışanlarla kontrol edin.

Teşvikler, BES ve özel kesintiler

Logo’ya göre Bordro Plus’ta Ar-Ge, Teknokent ve 5510 gibi istihdam yasaları ve teşvikler hesaplanabilir. Yıl değişiminde sorun genellikle teşvikin kendisinden değil, çalışanın teşvik durumundaki değişiklikten çıkar.

• Hangi çalışanın hangi teşvikten yararlandığını listeleyin. Süresi dolan veya koşulu değişen var mı, mali müşavirinizle kontrol edin.
• BES otomatik katılım kapsamındaki çalışanlarda kesintilerin yeni yılın ilk bordrosuna doğru yansıdığına bakın. Yıl içinde işe girenlerin sözleşme durumunu gözden geçirin.
• İcra ve nafaka gibi özel kesintilerin tutarı ve sırası hâlâ geçerli mi? Kapanan dosyaların kesintisini durdurun.
• Avansların yeni yıla devreden taksitleri planlanan tutarda mı?

Muhasebe entegrasyonu ve beyanname kontrolü

Bordro tahakkuku muhasebeye doğru geçmezse sorun bordroda değil, mizanda ortaya çıkar. Logo, bordro ve borç işlemlerinin GO 3, Tiger 3 ve Tiger 3 Enterprise entegrasyonlarıyla muhasebeleştirilebildiğini belirtir. Tiger 3’ün güncel adı Logo Edge T-Series’tir.

• ERP tarafında yeni mali yılın dönemi açılmadan yeni yılın bordro fişlerini aktarmayın.
• Aralık tahakkuk fişindeki brüt ücret, SGK primi ve vergi toplamlarını bordro icmaliyle karşılaştırın.
• Muhtasar ve prim hizmet beyannamesindeki toplamların bordroyla tuttuğunu mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.
• Yeni yılda masraf merkezi veya hesap kodu değiştiyse bordronun muhasebe bağlantılarını buna göre güncelleyin.

Yedek, test ortamı ve kullanıcı yetkileri

Bordro verisi şirketteki en hassas verilerden biridir. Ücret, banka hesabı ve kimlik bilgileri kişisel veridir. Sağlık raporu gibi bilgiler ise KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Yıl sonu, bu verinin korunmasını gözden geçirmek için iyi bir zamandır.

• Yedek ve geri dönüş: Aralık kapanışından sonra ve güncellemeden önce tam yedek alın. Yedeğin başka bir makinede açıldığını görün. Yedekleme hedeflerini SQL veritabanı yedekleme yazımızda anlattık.
• Kullanıcılar: Bordro programına kimler erişiyor? Ayrılan veya görev değiştiren kullanıcıların yetkilerini kaldırın.
• Bordro gönderimi: Bordrolar şifreli e-postayla gidiyorsa çalışanların e-posta adreslerinin güncel olduğunu kontrol edin. Yanlış adrese giden bordro, kişisel verinin yetkisiz bir kişiye ulaşması demektir.
• Dışa aktarılan dosyalar: Yıl içinde Excel’e alınıp paylaşılan bordro listelerini toplayın ve gereksiz olanları silin.

Veritabanı bakımı ve yedekleme tarafında destek gerekiyorsa SQL danışmanlığı sayfamıza göz atabilirsiniz.

Bordro Plus yıl sonu kontrol listesi

• Aralık puantajı eksiksiz girildi ve aktarılan satırlar kaynakla karşılaştırıldı mı?
• İkramiye ve prim gibi yıl sonu ödemelerinin dönemi belli mi?
• Avans, borç taksiti ve çıkış işlemleri kapatıldı mı?
• Aralık bordrosu onaylandı ve sonrası için düzeltme kuralı yazıldı mı?
• Güncellemeden önce tam yedek alındı ve geri yükleme denendi mi?
• Yeni yıl parametreleri SGK, GİB duyuruları ve mali müşavirle doğrulandı mı?
• Örnek çalışanlarla test bordrosu çalıştırıldı ve onaylandı mı?
• Firma takvimi, izin hakları ve kümülatif matrah ocak bordrosunda kontrol edildi mi?
• Teşvik, BES ve özel kesinti kartları gözden geçirildi mi?
• Tahakkuk fişi bordro icmali ve beyannameyle tuttu mu?
• Bordro kullanıcıları ve çalışan e-posta adresleri güncel mi?

Özet

Bordro Plus yıl sonu işi üç adımdan oluşur: eski yılı temiz kapatmak, yeni yılın değerlerini almak ve doğrulamak, ilk bordroyu kontrollü çalıştırmak. Program güncellemeyi getirir. Doğrulama, test ve onay ise ekibinizin ve mali müşavirinizin işidir. Bu sırayı korursanız ocak ayında düzeltme bordrosuyla uğraşmazsınız.

ÇAP Teknoloji olarak Logo Bordro Plus yıl sonu hazırlığınızı, yedek ve test planınızı sizinle birlikte çıkarıyoruz. Ayrıntılar için ERP danışmanlığı sayfamıza göz atın ya da bizimle iletişime geçin.

Sıkça Sorulan Sorular