Logo Bordro Plus Jahreswechsel: Checkliste für Lohnabrechnung und Gesetzesänderungen

Kurz gesagt: Beim Bordro Plus Jahreswechsel schließen Sie die Dezemberabrechnung sauber ab, übernehmen die Parameter des neuen Jahres und prüfen sie mit einer Testabrechnung. Vor der Januarabrechnung erledigen Sie außerdem die Prüfungen zu Kalender, Urlaub, Förderungen, Backup und Zugriffsrechten. Logo Bordro Plus bezieht Updates über eigene Dienste. Ob die Werte bei Ihren Mitarbeitenden richtig ankommen, müssen Sie selbst prüfen.

Als Logo-Partner sehen wir in Projekten immer wieder dasselbe: Fehler zum Jahreswechsel entstehen selten in der Software, sondern durch die falsche Reihenfolge. Wer rechnet, bevor der Dezember abgeschlossen ist, ohne Backup aktualisiert oder Förder- und Abzugskarten nicht prüft, hat im Januar Korrekturabrechnungen. Dieser Beitrag richtet sich an Personal- und Lohnteams, die Logo Bordro Plus einsetzen, die Lohnabrechnungssoftware des türkischen ERP-Herstellers Logo. Die Buchhaltungsseite behandeln wir im Beitrag Jahresabschluss in Logo: 7 häufige Fehler.

Inhalt

• Warum braucht Bordro Plus zum Jahreswechsel eine eigene Prüfung?
• Bevor Sie die Dezemberabrechnung abschließen
• Parameter für das neue Jahr: Update holen, dann prüfen
• Die erste Abrechnung im neuen Jahr: Kalender, Urlaub und Steuerbasis
• Förderungen, Altersvorsorge und Sonderabzüge
• Buchhaltungsanbindung und Abgleich der Meldungen
• Backup, Testumgebung und Zugriffsrechte
• Checkliste zum Bordro Plus Jahreswechsel
• Fazit

Warum braucht Bordro Plus zum Jahreswechsel eine eigene Prüfung?

Logo Bordro Plus ist eine On-Premises-Lösung für die Lohnabrechnung, die Abrechnung, Urlaub, Vorschüsse und Zeiterfassung auf einer Plattform bündelt. Laut der Produktseite von Logo (auf Türkisch) erstellt und übermittelt sie Meldungen an die Sozialversicherung (SGK), versendet verschlüsselte Lohnabrechnungen per E-Mail, simuliert Gehaltsänderungen und verwaltet die automatische Teilnahme an der privaten Altersvorsorge sowie Vorschüsse und Abzüge. Fast alles davon ist vom Jahreswechsel betroffen:

• Gesetzliche Parameter ändern sich: Werte wie Mindestlohn, Unter- und Obergrenze der SGK-Beitragsbemessung, Einkommensteuerstufen, Steuerbefreiungen und die Obergrenze der Abfindung.
• Die kumulierte Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer beginnt im neuen Jahr bei null. Deshalb sieht der Steuerabzug im Januar anders aus als im Dezember.
• Urlaubsansprüche und Firmenkalender gehen ins neue Jahr über.
• Förderungen, Altersvorsorge und Sonderabzüge (Pfändungen, Unterhalt, Raten für Vorschüsse) müssen weiter korrekt laufen.

Wir nennen hier keine Beträge, Sätze oder Termine. Prüfen Sie die aktuellen Werte anhand der Mitteilungen der Sozialversicherung (SGK) und der türkischen Finanzverwaltung (GİB) sowie mit Ihrem Steuerberater.

Bevor Sie die Dezemberabrechnung abschließen

Schließen Sie das alte Jahr sauber ab, bevor Sie auf die Einstellungen des neuen Jahres wechseln. Wird der Dezember versehentlich mit den neuen Werten gerechnet, stimmen die Jahressummen nicht mehr mit den Meldungen überein.

1. Zeiterfassung vervollständigen: Sind Überstunden, Fehltage und Urlaub für Dezember erfasst? Importieren Sie die Zeiten aus einer Tabelle, vergleichen Sie die Zahl der importierten Zeilen mit der Quelldatei.
2. Jahresendzahlungen trennen: Legen Sie fest, in welcher Periode Boni oder Prämien gezahlt werden. Laut Logo lassen sich über eine Zwischenperiode mehrere Zahlungen innerhalb derselben Abrechnungsperiode anlegen.
3. Vorschüsse und Darlehen prüfen: Stimmen die Restsalden von Vorschüssen und Raten? Listen Sie die Raten auf, die ins neue Jahr übergehen.
4. Austritte abschließen: Sind Abmeldungen und letzte Abrechnungen für alle Ausgeschiedenen erledigt?
5. Regel nach der Freigabe: Halten Sie schriftlich fest, wer die freigegebene Dezemberabrechnung noch korrigieren darf und mit wessen Zustimmung.

Parameter für das neue Jahr: Update holen, dann prüfen

Laut den häufigen Fragen auf der Produktseite von Logo werden Werte, die sich im Jahr ändern, etwa Mindestlohn und Abfindungsobergrenze, automatisch über Dienste in Bordro Plus bezogen. Das ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist die Prüfung, ob das Update in Ihrem Unternehmen richtig ankommt. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Zuerst sichern: Erstellen Sie vor dem Update eine Vollsicherung der Lohndatenbank.
2. Update holen und dokumentieren: Halten Sie fest, wann und von wem das Update übernommen wurde.
3. Mit den Mitteilungen vergleichen: Prüfen Sie die neuen Werte einzeln anhand der Mitteilungen von SGK und GİB und danach mit Ihrem Steuerberater.
4. Testabrechnung durchführen: Wählen Sie, am besten in einer aus dem Backup wiederhergestellten Testumgebung, einige Beispielfälle: Mindestlohn, Gehalt nahe der Obergrenze, gefördert und Eintritt zur Monatsmitte. Rechnen Sie den Januar zur Probe und vergleichen Sie das Ergebnis mit einer Handrechnung.
5. Freigabe einholen: Personalverantwortliche und Steuerberater geben die Ergebnisse gemeinsam frei. Erst danach läuft die echte Abrechnung.

Logo gibt an, dass die Funktion für zeitgestempelte Datensätze rückwirkende Auswertungen ermöglicht. Achten Sie daher auf das Gültigkeitsdatum jeder Änderung: Ein Wert des neuen Jahres darf nicht in die Abrechnung des alten Jahres fließen.

Die erste Abrechnung im neuen Jahr: Kalender, Urlaub und Steuerbasis

Die Januarabrechnung ist der Test Ihrer Vorbereitung. Prüfen Sie vor der Berechnung vier Punkte:

• Firmenkalender: Sind die gesetzlichen Feiertage und Ruhetage des neuen Jahres richtig hinterlegt? Laut Logo lässt sich der Urlaubsverbrauch nach Arbeitszeiten und Firmenkalender berechnen. Ein falscher Kalender ergibt falsche Urlaubstage.
• Jahresurlaub: Stimmen neue Ansprüche und Resturlaub aus dem Vorjahr? Vergleichen Sie einige Mitarbeitende mit der Urlaubsliste der Personalabteilung.
• Kumulierte Steuerbasis: Prüfen Sie, dass die kumulierte Bemessungsgrundlage im Januar bei null beginnt. Sehen Sie einen Übertrag aus dem Dezember, halten Sie an und klären Sie die Ursache.
• Gehaltsänderungen: Vor den Erhöhungen zum Jahresbeginn zeigt das Modul zur Gehaltssimulation die Wirkung auf das Budget. Sind die Erhöhungen beschlossen, erfassen Sie die neuen Gehälter anhand einer freigegebenen Liste und prüfen Sie sie mit Beispielfällen.

Förderungen, Altersvorsorge und Sonderabzüge

Laut Logo berechnet Bordro Plus Beschäftigungsförderungen wie Forschung und Entwicklung, Technologieparks (Teknokent) und Förderungen nach dem Gesetz Nr. 5510. Zum Jahreswechsel liegt das Problem meist nicht in der Förderung selbst, sondern in einer geänderten Berechtigung einzelner Mitarbeitender.

• Listen Sie auf, wer welche Förderung erhält. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob eine Förderung ausgelaufen ist oder sich Bedingungen geändert haben.
• Prüfen Sie bei Mitarbeitenden in der automatischen privaten Altersvorsorge (BES), ob die Beiträge in der ersten Abrechnung des Jahres korrekt erscheinen. Kontrollieren Sie den Vertragsstatus der Neueintritte des Jahres.
• Gelten Höhe und Reihenfolge von Sonderabzügen wie Pfändungen und Unterhalt noch? Beenden Sie Abzüge für abgeschlossene Fälle.
• Haben die ins neue Jahr übertragenen Vorschussraten die geplante Höhe?

Buchhaltungsanbindung und Abgleich der Meldungen

Kommt die Lohnbuchung nicht korrekt in der Buchhaltung an, zeigt sich der Fehler in der Saldenliste, nicht in der Abrechnung. Laut Logo lassen sich Lohn- und Darlehensbuchungen über die Anbindungen an GO 3, Tiger 3 und Tiger 3 Enterprise verbuchen. Tiger 3 heißt heute Logo Edge T-Series.

• Übertragen Sie Lohnbelege des neuen Jahres erst, wenn die neue Geschäftsperiode im ERP eröffnet ist.
• Vergleichen Sie Bruttolohn, SGK-Beiträge und Steuersummen des Dezemberbelegs mit der Lohnübersicht.
• Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob die Summen der monatlichen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldung (muhtasar ve prim hizmet beyannamesi) zur Abrechnung passen.
• Wurden Kostenstellen oder Kontonummern zum neuen Jahr geändert, passen Sie die Buchungsanbindung der Lohnabrechnung an.

Backup, Testumgebung und Zugriffsrechte

Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten eines Unternehmens. Gehälter, Bankverbindungen und Ausweisdaten sind personenbezogene Daten. Gesundheitsangaben wie Krankmeldungen gelten nach dem türkischen Datenschutzgesetz KVKK als besondere Kategorie personenbezogener Daten. Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, ihren Schutz zu überprüfen.

• Backup und Wiederherstellung: Erstellen Sie nach dem Dezemberabschluss und vor dem Update eine Vollsicherung und prüfen Sie, ob sie sich auf einem anderen Rechner öffnen lässt. Wie Sie Sicherungsziele festlegen, zeigt unser Beitrag zum SQL-Datenbank-Backup.
• Benutzer: Wer hat Zugriff auf die Lohnsoftware? Entziehen Sie Ausgeschiedenen und Personen mit neuer Rolle die Rechte.
• Versand der Abrechnungen: Gehen die Abrechnungen verschlüsselt per E-Mail hinaus, prüfen Sie, ob die E-Mail-Adressen aktuell sind. Eine Abrechnung an die falsche Adresse bedeutet, dass personenbezogene Daten eine unbefugte Person erreichen.
• Exportierte Dateien: Sammeln Sie im Jahr nach Excel exportierte und geteilte Lohnlisten ein und löschen Sie nicht mehr benötigte.

Brauchen Sie Unterstützung bei Datenbankpflege und Sicherung, finden Sie mehr auf unserer Seite zur SQL-Beratung.

Checkliste zum Bordro Plus Jahreswechsel

• Ist die Zeiterfassung für Dezember vollständig und sind importierte Zeilen mit der Quelle abgeglichen?
• Steht die Periode für Boni und andere Jahresendzahlungen fest?
• Sind Vorschüsse, Raten und Austritte abgeschlossen?
• Ist die Dezemberabrechnung freigegeben und eine Regel für spätere Korrekturen schriftlich festgelegt?
• Wurde vor dem Update eine Vollsicherung erstellt und wiederhergestellt?
• Sind die neuen Parameter mit SGK- und GİB-Mitteilungen und mit dem Steuerberater geprüft?
• Lief eine Testabrechnung mit Beispielfällen, und ist sie freigegeben?
• Wurden Firmenkalender, Urlaubsansprüche und kumulierte Steuerbasis im Januar geprüft?
• Sind Förder-, Vorsorge- und Abzugskarten durchgesehen?
• Passt der Lohnbeleg zur Lohnübersicht und zur Meldung?
• Sind Benutzer der Lohnsoftware und E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden aktuell?

Fazit

Der Bordro Plus Jahreswechsel besteht aus drei Schritten: das alte Jahr sauber abschließen, die Werte des neuen Jahres übernehmen und prüfen, die erste Abrechnung kontrolliert durchführen. Die Software liefert das Update. Prüfung, Test und Freigabe sind Aufgabe Ihres Teams und Ihres Steuerberaters. Halten Sie diese Reihenfolge ein, ersparen Sie sich Korrekturabrechnungen im Januar.

Bei ÇAP Teknoloji planen wir gemeinsam mit Ihnen den Jahreswechsel in Logo Bordro Plus mit Backup und Testschritten. Mehr dazu auf unserer Seite zur ERP-Beratung, oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Häufig gestellte Fragen