Der Erfolg einer ERP-Investition hängt maßgeblich von der gewählten Beratungsfirma ab. Die falsche Wahl kann sowohl Budget als auch Zeit kosten; der richtige Partner sorgt dafür, dass Ihr ERP-System Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bringt. In diesem Artikel behandeln wir die Kriterien, auf die Sie bei der Wahl einer ERP-Beratungsfirma achten sollten.
Kriterien bei der Wahl einer ERP-Beratungsfirma
Branchenerfahrung und Referenzen
Ein Berater, der die branchenspezifischen Geschäftsprozesse kennt, richtet die ERP-Einführung an den tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens aus, statt eine generische Vorlage zu verwenden. Fragen Sie unbedingt, ob die Firma bereits Projekte in Ihrer Branche oder in ähnlicher Größenordnung durchgeführt hat.
Ein durchgängiger Dienstleistungsansatz
Wählen Sie eine Firma, die Analyse, Szenariogestaltung, Konfiguration und Nutzerakzeptanz als einen zusammenhängenden Prozess steuert — nicht eine, die nur installiert und dann verschwindet. Die meisten ERP-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an fehlender Unterstützung bei der Akzeptanz nach der Einführung.
Fundierte Kenntnis der eingesetzten ERP-Software
Die Beratungsfirma muss über fundiertes technisches Wissen zu der ERP-Software verfügen, die Sie einsetzen oder einsetzen möchten (Logo, SAP, Microsoft Dynamics usw.). Wählen Sie einen Partner, der mit softwarespezifischen Best Practices arbeitet, nicht mit allgemeinen Empfehlungen.
Der Stellenwert der Nutzerakzeptanz
Ob Ihr Team das System tatsächlich annimmt, ist die kritischste Phase des Projekts. Prüfen Sie unbedingt, ob die Beratungsfirma einen konkreten Plan für Schulung, Begleitung und Leistungsverfolgung hat.
Die Kosten der falschen ERP-Beraterwahl
Die Zusammenarbeit mit einem unerfahrenen oder nicht passenden Berater kann verzögerte Projekte, halbfertige Integrationen, Widerstand im Team und letztlich eine ungenutzte ERP-Investition bedeuten. Das erhöht sowohl die direkten Kosten als auch die verpassten Effizienzgewinne. Egal wie leistungsfähig Ihre ERP-Software ist — ohne die richtige Beratungsunterstützung bleibt ein Großteil ihres Potenzials ungenutzt.
Fragen, die Sie einer ERP-Beratungsfirma stellen sollten
- Welche Projekte haben Sie bereits in einer ähnlichen Branche oder Größenordnung durchgeführt?
- Wie werden Sie unsere Geschäftsprozesse in der Analysephase untersuchen?
- Wie planen Sie Nutzerschulung und -akzeptanz?
- Bieten Sie Support und Optimierung nach Projektabschluss an?
Wie sollte ein solider ERP-Beratungsprozess aussehen?
Ein gesunder ERP-Beratungsprozess beginnt mit der Analyse Ihres bestehenden Systems und Ihrer Arbeitsabläufe, setzt sich mit der Gestaltung von Szenarien zur Beseitigung von Ineffizienzen fort, reift durch die korrekte Konfiguration der Software und wird abgeschlossen, wenn Ihr Team das System wirklich angenommen hat. Ein Angebot, das nicht alle diese Phasen abdeckt, sollte als unvollständige Beratungsleistung betrachtet werden. Mehr zum Umfang der ERP-Beratung erfahren Sie in unserem ausführlichen Artikel dazu.
Warum ist ÇAP Teknoloji die richtige Wahl?
Der Bewertungsprozess Schritt für Schritt
Ebenso wichtig wie die Kriterien ist die Reihenfolge, in der Sie die Bewertung durchführen. Ein geordneter Prozess sorgt dafür, dass die Entscheidung auf vergleichbaren Informationen beruht und nicht auf persönlichen Eindrücken. Die folgende Reihenfolge lässt sich auf die meisten Unternehmen übertragen.
- Erstellen Sie eine Anforderungsbeschreibung. Beschreiben Sie Ihre Hauptprozesse, die Zahl der Nutzer, die vorhandene Software und Ihre Erwartungen. Senden Sie allen Firmen dasselbe Dokument.
- Bilden Sie eine Shortlist. Wählen Sie einige Firmen aus, die Erfahrung mit der ERP-Software haben, die Sie einsetzen oder einsetzen möchten.
- Verlangen Sie eine Präsentation anhand Ihres eigenen Szenarios. Sehen Sie sich statt einer allgemeinen Vorstellung an, wie einer Ihrer Prozesse im System abläuft.
- Lernen Sie die Berater kennen, die im Projekt arbeiten. Die Personen, mit denen Sie täglich zusammenarbeiten, sind oft nicht die aus dem Vertriebsgespräch.
- Führen Sie Referenzgespräche. Sprechen Sie nach Möglichkeit direkt mit einem Unternehmen ähnlicher Größe.
- Bewerten Sie die Angebote nach denselben Kriterien. Halten Sie die Bewertung schriftlich fest.
Fällt Ihnen die Anforderungsbeschreibung schwer, kann eine Voranalyse im Rahmen einer ERP-Beratung helfen, Ihre Erwartungen zu klären.
Eine einfache Bewertungsmatrix für Angebote
In der Bewertungsmatrix stehen die Kriterien in den Zeilen und die Firmen in den Spalten. Sie geben jedem Kriterium ein Gewicht entsprechend seiner Bedeutung für Ihr Unternehmen und bewerten jede Firma einzeln. Ein ausgewogeneres Bild entsteht, wenn jedes Mitglied des Bewertungsteams zunächst allein bewertet und die Ergebnisse danach zusammengeführt werden. Mögliche Kriterien sind:
- Verständnis Ihrer Geschäftsprozesse
- Erfahrung mit der betreffenden ERP-Software
- Kompetenz des Projektteams und seine Kontinuität im Projekt
- Plan für Schulung und Nutzerakzeptanz
- Supportbedingungen nach dem Go-live
- Gesamtkosten und Zahlungsplan
Legen Sie die Gewichte fest, bevor Sie die Angebote sehen. Andernfalls bestätigt die Matrix möglicherweise nur eine bereits getroffene Entscheidung. Auch die höchste Punktzahl ist keine automatische Entscheidung. Der eigentliche Nutzen liegt darin, im Team zu besprechen, warum sich die Bewertungen der Firmen unterscheiden.
Warnsignale im Auswahlprozess
Manche Verhaltensweisen deuten darauf hin, dass es im späteren Verlauf der Zusammenarbeit zu Problemen kommen kann. Achten Sie in den Gesprächen auf folgende Situationen.
- Ein fester Preis und Zeitplan, ohne dass Ihre Prozesse geprüft wurden
- Zustimmung zu jedem Ihrer Wünsche ohne Rückfragen
- Zurückhaltung, Umfang und Abnahmekriterien schriftlich festzuhalten
- Keine Angabe dazu, welche Personen im Projekt arbeiten werden
- Schulung und Datenmigration bleiben im Angebot unklar
Wenn Sie eines dieser Signale bemerken, ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse, sondern sprechen Sie das Thema offen an. Die Klarheit der Antwort sagt viel darüber aus, wie die Firma arbeitet.
Häufig gestellte Fragen
Von wie vielen Firmen sollte man Angebote einholen?
Einige wenige Firmen reichen in der Regel aus, um Vorgehensweisen und Preise zu vergleichen. Mehr Angebote können die Bewertung unübersichtlich machen. Entscheidend ist, dass alle Firmen dieselbe schriftliche Anforderungsbeschreibung erhalten. Unterscheiden sich die Unterlagen, beschreiben die Angebote unterschiedliche Umfänge und lassen sich nicht fair vergleichen.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand: Was ist sinnvoller?
Ein Festpreis eignet sich für Arbeiten mit klar definiertem Umfang und macht das Budget planbar. Die Abrechnung nach Aufwand ist flexibler, solange die Anforderungen noch unklar sind, erfordert aber eine enge Kontrolle. Viele Projekte kombinieren beides: einen Festpreis für definierte Phasen und einen Tagessatz für zusätzliche Wünsche.
Was sollte man in einem Referenzgespräch fragen?
Fragen Sie, ob das Projekt im geplanten Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen wurde, wie sich die Firma bei Problemen verhalten hat, ob das Projektteam zwischendurch gewechselt hat und wie der Support nach dem Go-live funktioniert hat. Fragen Sie auch, ob man erneut mit der Firma arbeiten würde und was man heute anders machen würde.
Wer sollte dem Auswahlteam angehören?
Zum Team sollten ein Projektverantwortlicher aus der Geschäftsleitung, die Prozessverantwortlichen aus Bereichen wie Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager oder Produktion sowie eine für die IT zuständige Person gehören. Die Einbindung der Menschen, die das System täglich nutzen, bringt praktische Anforderungen früh zutage und erleichtert die Akzeptanz der Entscheidung.
ÇAP Teknoloji bietet in der ERP-Beratung einen durchgängigen Ansatz, der Analyse, Szenariogestaltung, Konfiguration und Nutzerakzeptanz unter einem Dach vereint. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere ERP-Beratung zu erfahren, die wir Unternehmen aus verschiedenen Branchen in ganz der Türkei bieten, oder um ein kostenloses Angebot für Ihr Unternehmen anzufordern.