ERP yatırımının başarısı büyük ölçüde seçtiğiniz danışmanlık firmasına bağlıdır. Yanlış bir ortak seçimi, hem bütçe hem zaman kaybına yol açabilir; doğru bir ortak ise ERP sisteminizin işletmenize gerçek değer katmasını sağlar. Bu yazıda, ERP danışmanlık firması seçerken dikkat etmeniz gereken kriterleri ele alıyoruz.
ERP Danışmanlık Firması Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Kriterler
Sektörel Tecrübe ve Referanslar
Sektörünüze özgü iş süreçlerini bilen bir danışman, ERP kurulumunu genel bir şablon yerine işletmenizin gerçek ihtiyaçlarına göre kurgular. Firmanın daha önce sizin sektörünüzde veya benzer ölçekte projeler yürütüp yürütmediğini mutlaka sorun.
Uçtan Uca Hizmet Yaklaşımı
Yalnızca kurulum yapıp ayrılan değil; analiz, senaryo kurgusu, yapılandırma ve kullanıcı adaptasyonunu tek bir süreç olarak yöneten bir firma tercih edin. ERP projelerinin çoğu, kurulumdan sonraki adaptasyon eksikliği yüzünden başarısız olur.
Kullanılan ERP Yazılımlarına Hakimiyet
Danışmanlık firmasının, işletmenizde kullanılan veya kullanmayı planladığınız ERP yazılımı (Logo, SAP, Microsoft Dynamics vb.) konusunda derin teknik bilgiye sahip olması gerekir. Genel geçer önerilerle değil, yazılıma özgü en iyi uygulamalarla ilerleyen bir ortak seçin.
Kullanıcı Adaptasyonuna Verilen Önem
Ekibinizin sistemi benimsemesi, projenin en kritik aşamasıdır. Danışmanlık firmasının eğitim, rehberlik ve performans takibi konusunda somut bir planı olup olmadığını mutlaka değerlendirin.
Yanlış ERP Danışmanı Seçmenin Maliyeti
Deneyimsiz veya işletmenize uygun olmayan bir danışmanla çalışmak; gecikmiş projeler, yarım kalan entegrasyonlar, ekip direnci ve sonuç olarak kullanılmayan bir ERP yatırımı anlamına gelebilir. Bu durum, hem doğrudan maliyetleri hem de kaçırılan verimlilik fırsatlarını artırır. ERP yazılımı ne kadar güçlü olursa olsun, doğru danışmanlık desteği olmadan potansiyelinin çoğu kullanılmadan kalır.
ERP Danışmanlık Firmasına Sormanız Gereken Sorular
- Daha önce benzer sektör veya ölçekte hangi projeleri yürüttünüz?
- Analiz aşamasında iş süreçlerimizi nasıl inceleyeceksiniz?
- Kullanıcı eğitimi ve adaptasyon sürecini nasıl planlıyorsunuz?
- Proje sonrası destek ve optimizasyon hizmeti sunuyor musunuz?
ERP Danışmanlığı Süreci Nasıl İşlemeli?
Sağlıklı bir ERP danışmanlığı süreci, işletmenizin mevcut sistemini ve iş akışlarını analiz etmekle başlar, verimsizlikleri ortadan kaldıracak senaryoların kurgulanmasıyla devam eder, yazılımın doğru yapılandırılmasıyla olgunlaşır ve ekibinizin sistemi gerçek anlamda benimsemesiyle tamamlanır. Bu aşamaların tamamını kapsamayan bir teklif, eksik bir danışmanlık hizmeti olarak değerlendirilmelidir. ERP danışmanlığının kapsamı hakkında daha fazla bilgi için detaylı yazımızı inceleyebilirsiniz.
ÇAP Teknoloji Neden Doğru Tercih?
Adım Adım Firma Değerlendirme Süreci
Ölçütleri bilmek kadar, değerlendirmeyi hangi sırayla yürüteceğiniz de önemlidir. Düzenli bir süreç, kararın kişisel izlenimlere değil karşılaştırılabilir bilgilere dayanmasını sağlar. Aşağıdaki sıra çoğu işletmeye uyarlanabilir.
- İhtiyaç belgesi hazırlayın. Ana süreçlerinizi, kullanıcı sayınızı, mevcut yazılımlarınızı ve beklentilerinizi yazın. Aynı belgeyi tüm firmalara gönderin.
- Kısa liste oluşturun. Kullandığınız veya kullanmayı düşündüğünüz ERP yazılımında deneyimi olan birkaç firma belirleyin.
- Kendi senaryonuz üzerinden sunum isteyin. Genel bir tanıtım yerine, sizin bir sürecinizin sistemde nasıl yürütüleceğini görün.
- Projede çalışacak danışmanlarla tanışın. Sizinle her gün çalışacak kişiler çoğu zaman satış görüşmesindeki kişiler değildir.
- Referans görüşmeleri yapın. Mümkünse benzer ölçekteki bir işletmeyle doğrudan konuşun.
- Teklifleri aynı ölçütlerle puanlayın. Değerlendirmeyi yazılı olarak kayıt altına alın.
İhtiyaç belgesini hazırlamakta zorlanıyorsanız, ERP danışmanlığı kapsamında yapılan bir ön analiz, beklentilerinizi netleştirmenize yardımcı olabilir.
Teklifleri Puanlamak İçin Basit Bir Karar Tablosu
Karar tablosunda satırlara ölçütleri, sütunlara firmaları yazarsınız. Her ölçüte işletmeniz için taşıdığı öneme göre bir ağırlık verir, her firmayı bu ölçütlerde ayrı ayrı puanlarsınız. Değerlendirme ekibindeki herkesin önce kendi puanını vermesi, ardından sonuçların birleştirilmesi daha dengeli bir tablo ortaya çıkarır. Kullanabileceğiniz ölçütler şunlardır:
- İş süreçlerinizi anlama düzeyi: Sunumda sizin örneklerinizin ne ölçüde kullanıldığına bakın.
- İlgili ERP yazılımındaki deneyim: Benzer modüllerle yürütülmüş çalışmaları sorun.
- Proje ekibinin yetkinliği ve proje boyunca sürekliliği: Ekip değişirse bilgi aktarımının nasıl yapılacağını öğrenin.
- Eğitim ve kullanıcı adaptasyonu planı: Kimin, ne zaman ve nasıl eğitileceği yazılı olmalıdır.
- Canlıya geçiş sonrasındaki destek koşulları: Destek kanallarını ve yanıt sürelerini karşılaştırın.
- Toplam maliyet ve ödeme planı: Lisans, hizmet ve yinelenen giderleri yalnızca ilk yıl için değil, birkaç yıllık kullanım üzerinden birlikte değerlendirin.
Ağırlıkları teklifleri görmeden önce belirleyin. Aksi halde tablo, önceden verilmiş bir kararı doğrulamaya dönüşebilir. En yüksek puan da kendiliğinden karar anlamına gelmez. Firmalar arasındaki puan farklarının nedenini ekipçe tartışmanız, tablonun asıl yararıdır.
Seçim Sürecinde Karşılaşabileceğiniz Uyarı İşaretleri
Bazı davranışlar, iş birliğinin ilerleyen aşamalarında sorun yaşanabileceğine işaret eder. Görüşmeler sırasında aşağıdaki durumlara dikkat edin.
- Süreçleriniz incelenmeden kesin süre ve fiyat verilmesi. Analiz yapılmadan verilen rakamlar sonradan değişebilir.
- Her talebinize sorgulamadan olumlu yanıt verilmesi. Deneyimli bir danışman gerektiğinde itiraz eder ve başka bir yol önerir.
- Kapsamın ve kabul ölçütlerinin yazıya dökülmesinden kaçınılması
- Projede çalışacak kişilerin belirtilmemesi. Ekibi tanımadan yetkinliğini değerlendiremezsiniz.
- Eğitim ve veri aktarımı kalemlerinin teklifte belirsiz bırakılması. Bu kalemler proje ilerledikçe ek maliyete dönüşebilir.
Bu işaretlerden birini gördüğünüzde hemen sonuca varmak yerine konuyu açıkça sorun. Verilen yanıtın netliği, firmanın çalışma biçimi hakkında size önemli bir fikir verir. Yanıtları görüşme notlarınıza ekleyin ve karar tablosundaki puanlamada dikkate alın.
Sıkça Sorulan Sorular
Kaç firmadan teklif almak gerekir?
Birkaç firmadan teklif almak, yaklaşımları ve fiyatları karşılaştırmak için genellikle yeterlidir. Daha fazlası değerlendirmeyi yönetilemez hale getirebilir. Asıl önemli olan, tüm firmalara aynı yazılı ihtiyaç belgesini vermenizdir. Belgeler farklı olursa teklifler farklı kapsamları anlatır ve bunları adil biçimde karşılaştıramazsınız.
Sabit fiyatlı sözleşme mi, adam/gün esaslı sözleşme mi tercih edilmeli?
Sabit fiyat, kapsamı net tanımlanmış işler için uygundur ve bütçeyi öngörülebilir kılar. Adam/gün esaslı çalışma, gereksinimler henüz belirsizken daha esnektir, ancak yakından takip gerektirir. Birçok projede ikisi birlikte kullanılır: tanımlı aşamalar için sabit fiyat, ek talepler için günlük ücret uygulanır.
Referans görüşmesinde neler sorulmalı?
Projenin planlanan süre ve bütçe içinde tamamlanıp tamamlanmadığını, sorun çıktığında firmanın nasıl davrandığını, proje ekibinin süreç içinde değişip değişmediğini ve canlıya geçiş sonrasındaki desteğin nasıl işlediğini sorun. Ayrıca aynı firmayla yeniden çalışıp çalışmayacaklarını ve bugün neyi farklı yapacaklarını öğrenin.
Seçim ekibinde kimler yer almalı?
Ekipte üst yönetimden bir proje sahibi, finans, satış, satın alma, depo veya üretim gibi birimlerin süreç sahipleri ve bilgi teknolojilerinden sorumlu bir kişi bulunmalıdır. Sistemi her gün kullanacak kişilerin sürece katılması, pratik ihtiyaçları erken ortaya çıkarır ve ekibin kararı benimsemesini kolaylaştırır.
ÇAP Teknoloji, ERP danışmanlığında analiz, senaryo kurgusu, yapılandırma ve kullanıcı adaptasyonunu tek çatı altında yürüten uçtan uca bir yaklaşım sunar. Türkiye genelindeki farklı sektörlerden işletmelere sağladığımız ERP danışmanlığı hizmeti hakkında bilgi almak veya işletmeniz için ücretsiz teklif talep etmek için bizimle iletişime geçin.