Feldvertriebsautomatisierung
Field Sales Automation bezeichnet Anwendungen, die die Arbeit des Vertriebsteams erleichtern. Diese Systeme bündeln zahlreiche Prozesse – von Notizen während des Verkaufsgesprächs bis zur Planung von Kundenbesuchen – in einem einzigen Programm und liefern zusätzlich sofortige Berichte. Unternehmen profitieren dadurch erheblich: Die Aufgaben des Vertriebspersonals werden einfacher, und gleichzeitig werden die Lücken klassischer CRM- und ERP-Systeme geschlossen.
Das Vertriebspersonal arbeitet den ganzen Tag über intensiv: Es präsentiert Produkte, nimmt Bestellungen entgegen und kommuniziert mit Kunden. Genau an diesem Punkt funktioniert die Feldverkaufsautomatisierung wie ein mobiler Assistent. Sie verwaltet sowohl warme als auch kalte Verkaufschancen und organisiert Kundenbesuche mit vorgeplanten oder spontan wechselnden Routen. Darüber hinaus kann das Vertriebsteam im Außendienst Online-Verkäufe tätigen, Bestellungen erstellen, aktuelle Informationen abrufen und Zahlungen entgegennehmen. Das System lässt sich zudem einfach in E-Archiv-, E-Rechnungs- und E-Lieferschein-Systeme integrieren.
Beitrag der Verkaufsautomatisierung an das Verkaufsteam
Sales Automation führt wiederkehrende Aufgaben automatisch aus. Zudem erinnert es das Team daran, in regelmäßigen Abständen mit Kunden zu kommunizieren, sodass das Verkaufsteam seine Kunden besser im Blick behält. Der mühsame manuelle Einsatz von CRM-Systemen entfällt, die Dateneingabe wird einfacher und dadurch wird Zeit gespart. Zusätzlich beschleunigt sich der Entscheidungsprozess und Risiken werden reduziert.
Was ist der Zweck der Feldverkaufsautomatisierung?
Der Hauptzweck dieses Systems ist es, die Arbeit des Verkaufsteams zu erleichtern und den Umsatz von Unternehmen zu steigern, die Sales Automation nutzen.
Es bietet drei Hauptvorteile:
Vertriebsteams konzentrieren sich besser auf ihre Aufgaben. Somit sparen sie Zeit. Der Übergang zu neuen Aufgaben ist schnell. Die Zahl der Besuche und Verkäufe steigt.
Manager steuern den Verkaufsprozess besser. Mit schnellem Datenzugriff und effektiven Berichten werden Verkäufe verfolgt.
Verkaufsprozesse werden effizienter. Auch wenn die Verkaufsteams ihre Follow-up-Anrufe vergessen, verpassen sie nicht die Gelegenheit.
Vorteile der Feldverkaufsautomatisierung
Dieses Automatisierungssystem wird aktiv bei warmen, kalten und gemischten Verkaufstransaktionen eingesetzt. Es erleichtert zudem Prozesse wie die Rechnungsstellung, die Ausstellung von Frachtbriefen, die Buchhaltung im Fahrzeug, Rücksendungen sowie offizielle Dokumente. Damit bietet es Unternehmen erhebliche Vorteile und erleichtert die Arbeit von Vertriebsteams erheblich.
Die wichtigsten Tools, die von Vertriebsteams verwendet werden, sind:
Kundenmanagement, Zielmanagement, Chancenmanagement, Aktivitätsanalyse
Teamleistungsmanagement, Mobiler Assistent, Kanalmanagement
Schritte zur Einführung im Außendienst
Ein System einzuführen, das die Arbeitsweise des Außendienstes verändert, bedeutet mehr, als eine App auf Telefonen zu installieren. Wenn Sie die Einführung in der folgenden Reihenfolge planen, verringern Sie Störungen im Außendienst.
- Heutigen Ablauf erfassen: Halten Sie fest, wie Aufträge, Zahlungen, Retouren und Besuche heute dokumentiert werden und wie sie die Zentrale erreichen.
- Stammdaten ordnen: Kundenadressen, Artikeldaten, Preislisten und Rabattregeln sollten im ERP-System aktuell sein.
- Umfang der Integration festlegen: Klären Sie, welche Informationen in welche Richtung und wie häufig übertragen werden.
- Berechtigungen definieren: Legen Sie Regeln für Preisänderungen, Rabatte und Aufträge oberhalb des Kreditlimits fest.
- Pilotregion wählen: Testen Sie das System zunächst mit wenigen Mitarbeitenden und einer begrenzten Route.
- Ausrollen: Beheben Sie die im Pilotbetrieb erkannten Lücken, schulen Sie danach das gesamte Team und schließen Sie die Umstellung ab.
Verzichten Sie nicht auf den Pilotbetrieb. Probleme in einer kleinen Gruppe lassen sich deutlich leichter lösen als Probleme, die das gesamte Team betreffen. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt im ERP-System ankommen, bevor Sie die bisherige Methode aufgeben.
Fragen für die Auswahl einer Lösung
Die Lösungen am Markt bieten ähnliche Module, unterscheiden sich aber im Detail. Die folgenden Fragen erleichtern den Vergleich.
- Funktioniert die App ohne Internetverbindung und gleicht sie die Daten ab, sobald die Verbindung wieder besteht?
- Gibt es eine fertige Integration mit Ihrem ERP-System oder ist zusätzliche Entwicklung nötig?
- Welche Modelle werden unterstützt: Direktverkauf mit Auslieferung, Vorverkauf oder eine Mischform?
- Auf welchen mobilen Geräten und Betriebssystemen läuft die App, und werden mobile Drucker unterstützt?
- Lässt sich der Zugriff auf die Daten aus der Ferne sperren, wenn ein Gerät verloren geht?
- Bieten die Berichte die Detailtiefe und Aktualität, die die Vertriebsleitung benötigt?
Wenn Sie prüfen möchten, wie gut eine Außendienstanwendung zu Ihrer ERP-Infrastruktur passt, können Sie sich über unsere ERP-Beratung informieren.
Häufige Fehler bei der Umsetzung
Die folgenden Fehler erschweren die Akzeptanz im Außendienst am häufigsten.
- Das System nur als Werkzeug zur Standortverfolgung darzustellen. Die Mitarbeitenden müssen erkennen, dass es ihre eigene Arbeit beschleunigt.
- Routen und Besuchspläne zu erstellen, ohne die Personen einzubeziehen, die die tatsächlichen Bedingungen vor Ort kennen.
- Preis- und Bestandsdaten zu selten zu aktualisieren. Veraltete Daten führen zu falschen Aufträgen und Retouren.
- Ohne festgelegte Berechtigungs- und Freigaberegeln in Betrieb zu gehen.
- Die Schulung auf einen einzigen Termin zu beschränken und in den ersten Wochen keine Unterstützung vor Ort anzubieten.
- Die erfassten Daten nicht für Berichte zu nutzen. Ein Team, das keinen Nutzen aus seinen Eingaben sieht, gibt die Datenerfassung auf.
Holen Sie in der ersten Zeit nach der Umstellung regelmäßig Rückmeldungen ein. Kleine Anpassungen an Masken und Abläufen können die Nutzung spürbar erhöhen.
Testen Sie bei der Auswahl einer Lösung unbedingt zwei Praxisszenarien: wie der Bestand bei der Auftragserfassung reserviert wird (Leitfaden zur Bestandsreservierung) und wie sich die App auf Routen ohne Internet verhält (Offline-Modus im Außendienst).
Häufig gestellte Fragen
Lässt sich das System in Gebieten ohne Internet nutzen?
Viele Anwendungen für den Außendienst bieten einen Offline-Modus. Der Auftrag wird auf dem Gerät gespeichert und mit der Zentrale abgeglichen, sobald eine Verbindung besteht. Der Umfang dieser Funktion unterscheidet sich je nach Lösung. Fragen Sie deshalb, welche Vorgänge offline möglich sind und wie Konflikte beim Abgleich gelöst werden.
Worin unterscheiden sich Außendienstautomatisierung und CRM?
Ein CRM konzentriert sich auf die allgemeine Verwaltung von Kundenbeziehungen und Verkaufschancen. Die Außendienstautomatisierung steuert das operative Geschäft vor Ort: Besuche, Aufträge, Zahlungen, Retouren und Belegerstellung. Beide Systeme sind keine Alternativen zueinander. Gemeinsam genutzt führen sie Kundeninformationen und Vorgangsdaten aus dem Außendienst in einem Bild zusammen.
Für welche Unternehmen eignet sich die Außendienstautomatisierung?
Sie eignet sich für Unternehmen, die ihre Kunden regelmäßig besuchen, Aufträge vor Ort aufnehmen oder direkt vom Fahrzeug verkaufen. Typische Beispiele sind Firmen in Distribution, Großhandel und Händlervertrieb. Auch bei kleinen Teams hilft die Automatisierung, Fehler und Verzögerungen zu verringern, wenn Aufträge und Zahlungen noch auf Papier erfasst werden.
Wie werden vorhandene Kunden- und Artikeldaten übernommen?
Kunden-, Artikel- und Preisdaten werden in der Regel über eine Integration aus dem ERP-System übernommen. Die Einträge im ERP-System müssen deshalb vor der Übernahme aktuell und widerspruchsfrei sein. Ein erster Testlauf mit einer begrenzten Datenmenge zeigt Lücken bei Adressen, Steuerangaben und Preislisten, bevor das System in Betrieb geht.