Kurz gesagt: Die meisten Fehler beim Jahresabschluss in Logo entstehen, bevor jemand den Übertrag startet. Wer ohne Sicherung beginnt, die Bewertung nicht abschließt und offene Belege mitnimmt, startet mit falschen Eröffnungssalden ins neue Jahr. Dieser Beitrag zeigt die 7 häufigsten Fehler, die passende Vorbeugung und eine Checkliste zum Ausdrucken.
Als Logo-Partner besprechen wir jedes Jahr zum Jahresende dieselben Fragen mit unseren Kunden. Die folgenden Punkte stammen aus dem, was wir in unseren Projekten sehen. Die Beispiele kommen aus Betrieben mit Logo Edge T-Series (früher Logo Tiger 3); in anderen Logo-Produkten ist die Logik ähnlich. Planen Sie einen Versionswechsel, lesen Sie auch unseren Beitrag zum Umstieg von Tiger 3 auf Logo Edge T-Series, denn ein Umstieg außerhalb der Abschlusswoche erleichtert vieles.
Inhalt
- Was sind Jahresabschluss in Logo und Periodenübertrag?
- 7 Fehler beim Jahresabschluss in Logo
- Der Abschlusskalender: wer macht was und wann?
- Checkliste für den Jahresabschluss in Logo
- Was Sie am ersten Tag nach dem Übertrag prüfen sollten
- Fazit
Was sind Jahresabschluss in Logo und Periodenübertrag?
Der Jahresabschluss bedeutet, die Konten am Ende des Geschäftsjahres abzuschließen und die Salden als Eröffnungsbuchungen in die neue Periode zu übernehmen. In Logo heißt dieser Schritt meist Übertrag („devir“).
Der Übertrag überführt Sachkonten, Kunden- und Lieferantenkonten, Lager-, Bank- und Kassensalden in die neue Periode. In der Buchhaltung ist die Eröffnungsbuchung der neuen Periode das genaue Gegenstück der Abschlussbuchung der alten Periode, mit gleichen Beträgen. Beim Übertrag zwischen Perioden legen Sie zuerst die neue Periode mit ihren Dateien an und starten danach den Übertrag.
Einige Logo-Produkte bieten auch ein periodenunabhängiges Arbeiten an. Dann entfällt der Kunden- und Lagerübertrag; die Buchhaltung arbeitet mit Eröffnungs- und Abschlussbuchungen weiter. Klären Sie vor dem Übertrag mit Ihrem Partner, welches Modell Ihre Firma nutzt.
7 Fehler beim Jahresabschluss in Logo
Die Tabelle fasst die Fehler zusammen: wann sie auffallen und wie Sie vorbeugen. Die Details folgen unter der Tabelle.
| Fehler | Wann er auffällt | Vorbeugung |
|---|---|---|
| 1. Übertrag ohne Sicherung | Wenn der Übertrag mittendrin abbricht | Vollsicherung erstellen und die Wiederherstellung in einer Testumgebung prüfen. |
| 2. Benutzer arbeiten noch | Wenn während des Übertrags Sperren oder fehlende Datensätze auftreten | Benutzer und Schnittstellen vorher stoppen. |
| 3. Lagerübertrag vor der Bewertung | Im ersten Kostenbericht des neuen Jahres | Zuerst Bewertung und Inventurdifferenzen abschließen. |
| 4. Offene Belege | Wenn im neuen Jahr Rechnungen fehlen oder doppelt sind | Nicht fakturierte Lieferscheine und offene Aufträge prüfen. |
| 5. Nicht abgestimmte Salden | Wenn die Eröffnungssalden nicht stimmen | Kunden-, Bank-, Kassen- und Devisensalden vor dem Übertrag abgleichen. |
| 6. Alte Karten löschen | Wenn Berichte des Vorjahres fehlerhaft werden | Karten mit Bewegungen in der alten Periode nicht löschen. |
| 7. Getrennte Kalender | Wenn e-Defter und Abschluss in dieselbe Woche fallen | Den Übertrag in Logo zusammen mit dem Kalender Ihres Steuerberaters planen. |
1. Übertrag ohne Sicherung und ohne Wiederherstellungstest
Der Übertrag schreibt viele Datensätze in die Datenbank. Bricht er wegen eines Stromausfalls oder einer getrennten Verbindung ab, ist die Sicherung der einzige Weg zurück. Erstellen Sie direkt vor dem Übertrag eine Vollsicherung, stellen Sie sie in einer Testdatenbank wieder her und prüfen Sie, ob sie sich öffnen lässt. Eine solide Sicherungsroutine beschreiben wir im Beitrag zum SQL-Datenbank-Backup.
2. Übertrag starten, während Benutzer und Schnittstellen arbeiten
Während des Übertrags darf niemand in der Firma arbeiten. Informieren Sie die Benutzer vorab und schließen Sie die Sitzungen. Am häufigsten übersehen werden Schnittstellen: E-Commerce, Außendienst oder Bankimporte schreiben ebenfalls Daten. Stoppen Sie sie für die Dauer des Übertrags.
3. Lagerübertrag vor Abschluss von Bewertung und Inventur
Der Lagerübertrag berechnet die Eröffnungs-Stückkosten des neuen Jahres. Ist die Bewertung des Vorjahres nicht abgeschlossen, starten Sie mit falschen Kosten. Führen Sie zuerst die Jahresinventur durch, buchen Sie die Inventurdifferenzen und starten Sie dann die Bewertung.
4. Offene Belege ins neue Jahr mitnehmen
Nicht fakturierte Lieferscheine, nicht abgeschlossene Fertigungsaufträge und Verteilaufträge sollten vor dem Übertrag geprüft werden. Bewegungen aus Verteilaufträgen werden nicht übertragen, schließen Sie deren Status also vorher. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welcher Lieferschein in welchem Jahr fakturiert wird.
5. Salden ohne Abstimmung übertragen
Werden Kunden-, Bank- und Kassensalden übertragen, bevor sie mit der Gegenseite übereinstimmen, wandert der Fehler ins neue Jahr. Firmen mit Fremdwährung brauchen eine zusätzliche Prüfung: Karten, deren Salden in Landeswährung und Berichtswährung sich widersprechen (zum Beispiel einmal Soll, einmal Haben), werden nicht übertragen. Finden und korrigieren Sie diese Karten vor dem Übertrag.
6. Alte Karten in der neuen Periode löschen
Nach dem Wechsel ins neue Jahr ist es verlockend, ungenutzte Karten aufzuräumen. Wer jedoch in der neuen Periode eine Kunden-, Artikel- oder Kontokarte löscht, die in der alten Periode Bewegungen hatte, kann die Vorjahresdaten beschädigen. Klären Sie vor jeder Bereinigung mit Ihrem Partner, welche Karten sicher entfernt werden können.
7. Den Übertrag in Logo getrennt vom offiziellen Abschlusskalender planen
Der Übertrag in Logo, das Hochladen der e-Defter-Berate (türkisches E-Journal) und die Fristen für Steuererklärungen beeinflussen sich gegenseitig. Wird übertragen, bevor die Abschlussbuchungen feststehen, müssen Korrekturen in zwei Perioden erfolgen. Zu den Upload-Zeiträumen lesen Sie Logos Beitrag zum e-Defter-Berat-Upload (auf Türkisch); die aktuelle Frist bestätigen Sie anhand der GİB-Mitteilung und mit Ihrem Steuerberater.
Der Abschlusskalender: wer macht was und wann?
Der Jahresabschluss ist keine Ein-Personen-Aufgabe. In unseren Projekten hat sich diese Aufteilung bewährt:
- Buchhaltung: schließt die Abstimmung von Kunden, Bank und Kasse ab und listet offene Belege auf.
- Lager und Produktion: führen die Inventur durch und schließen offene Fertigungs- und Verteilaufträge.
- Steuerberater: gibt die Abschlussbuchungen frei und teilt den Kalender für e-Defter und Steuererklärungen.
- IT oder Partner: erstellt die Sicherung, testet die Wiederherstellung, stoppt Schnittstellen und führt den Übertrag aus.
Bei einer großen Datenbank kann der Übertrag länger dauern. Um die Dauer vorher zu messen, testen Sie den Übertrag zuerst in einer Testdatenbank. Wirkt der Server langsam, hilft unsere SQL-Server-Checkliste für eine langsame Logo-Datenbank.
Checkliste für den Jahresabschluss in Logo
Haken Sie diese Liste vor dem Übertragstag der Reihe nach ab:
- Neue Periode anlegen und prüfen, ob ihre Dateien erstellt wurden.
- Jahresinventur abschließen und Inventurdifferenzen buchen.
- Bewertung des Vorjahres ausführen und das Ergebnis prüfen.
- Nicht fakturierte Lieferscheine sowie offene Fertigungs- und Verteilaufträge auflisten und schließen.
- Abstimmung von Kunden, Bank und Kasse abschließen; Karten mit widersprüchlichen Devisensalden korrigieren.
- Benutzer informieren, Sitzungen schließen, Schnittstellen stoppen.
- Vollsicherung erstellen und durch Wiederherstellung in einer Testumgebung prüfen.
- Die Prüfungen vor dem Übertrag ausführen und jede Warnung abarbeiten.
- Übertrag starten und sicherstellen, dass sich bis zum Ende niemand anmeldet.
Was Sie am ersten Tag nach dem Übertrag prüfen sollten
- Entspricht die Eröffnungsbuchung im Betrag der Abschlussbuchung, mit umgekehrter Richtung?
- Stimmen die Eröffnungssalden einiger Stichprobenkunden mit ihren Schlusssalden im Vorjahr überein?
- Passen Lagermengen zur Inventur und Stückkosten zum Kostenbericht?
- Stimmen die Eröffnungssalden von Bank und Kasse mit Kontoauszug und Kassenzählung überein?
- Schreiben die Schnittstellen in die neue Periode?
Finden Sie eine Differenz, klären Sie die Ursache, bevor Sie in der neuen Periode weiterbuchen. Je größer die Differenz wird, desto schwerer ist die Korrektur.
Fazit
Die meisten Probleme beim Jahresabschluss in Logo entstehen durch fehlende Vorbereitung. Testen Sie die Sicherung, stoppen Sie Benutzer und Schnittstellen, schließen Sie Bewertung und Inventur ab, erledigen Sie offene Belege, stimmen Sie Salden ab, löschen Sie keine alten Karten und planen Sie den Übertrag mit dem Kalender Ihres Steuerberaters. Mit diesen sieben Schritten starten Sie mit sauberen Eröffnungssalden ins neue Jahr.
Als Logo-Partner plant ÇAP Teknoloji den Übertrag zum Jahresende mit Ihnen und übernimmt Testübertrag und Sicherungsprüfung. Unser Team für SQL-Beratung unterstützt bei Datenbank und Sicherung. Mehr dazu auf unserer Seite zur ERP-Beratung, oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Häufig gestellte Fragen
Warum brauche ich vor dem Übertrag in Logo eine Sicherung?
Der Übertrag schreibt viele Datensätze in die Datenbank. Bricht er ab, ist der einzige sichere Rückweg eine direkt vorher erstellte Sicherung, deren Wiederherstellung getestet wurde.
Dürfen Benutzer während des Übertrags weiterarbeiten?
Nein. Während des Übertrags darf niemand in der Firma arbeiten. Schließen Sie die Sitzungen und stoppen Sie auch Schnittstellen, die Daten schreiben.
Warum muss die Bewertung vor dem Lagerübertrag fertig sein?
Der Lagerübertrag berechnet die Eröffnungs-Stückkosten des neuen Jahres. Sind Bewertung und Inventurdifferenzen des Vorjahres nicht abgeschlossen, starten Sie mit falschen Kosten.
Was ist, wenn ich nach dem Übertrag noch im alten Jahr buchen muss?
Das kann die alte und die neue Periode betreffen. Klären Sie vor der Buchung mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Logo-Partner, wie die Eröffnungssalden aktualisiert werden.
Wie lange dauert der Übertrag in Logo?
Das hängt von der Datenbankgröße, den genutzten Modulen und dem Zustand des Servers ab. Am zuverlässigsten ist ein Testübertrag in einer Testdatenbank, bei dem Sie die Dauer messen.
