Kurz gesagt: Bei Robotic Process Automation (RPA) erledigt ein Software-Roboter die wiederkehrenden, regelbasierten Bildschirmarbeiten eines Mitarbeiters über dieselben Oberflächen. Für KMU eignen sich vor allem Aufgaben mit digitalen Eingaben, die oft wiederkehren, auf stabilen Oberflächen laufen und wenige Ausnahmen haben. Bieten Ihre Systeme eine API oder eine fertige Integration, nutzen Sie diese zuerst und setzen Sie RPA dort ein, wo es solche Wege nicht gibt.
In vielen Unternehmen besteht der Arbeitstag aus demselben Kopieren und Einfügen: Per E-Mail eingegangene Bestellungen werden von Hand ins ERP getippt, Dateien einzeln aus Bank- oder Lieferantenportalen geladen und Zeilen aus Excel-Tabellen in eine andere Maske übertragen. Das kostet Zeit, und Müdigkeit macht daraus Fehler. Solche Arbeiten zu automatisieren gehört zu den ersten Ideen jeder digitalen Transformation; die eigentliche Frage ist, welche Arbeit ein Roboter übernehmen soll.
Inhalt
- Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
- RPA oder Integration?
- Welche Aufgaben eignen sich für einen Software-Roboter?
- Das erste RPA-Projekt: 7 Schritte
- Häufige Fehler
- Fazit
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) ist ein Ansatz, Geschäftsprozesse mit Software-Robotern zu automatisieren, die die Schritte eines Menschen mit Tastatur und Maus in Anwendungen nach festgelegten Regeln wiederholen.
Der „Roboter“ ist keine Maschine, sondern ein Programm auf einem Computer. Laut der Microsoft-Dokumentation zu Desktop-Flows in Power Automate erweitern Desktop-Flows die RPA-Funktionen von Power Automate, um wiederkehrende Desktop-Prozesse zu automatisieren, und sind für einfache oder komplexe regelbasierte Aufgaben gedacht. Als Beispiel nennt die Dokumentation einen Mitarbeiter, der die Dateneingabe in einem ERP-System automatisiert. Der Roboter arbeitet mit älteren Anwendungen wie Terminalemulatoren, modernen Web- und Desktop-Anwendungen, Excel-Dateien und Ordnern und erkennt Bildschirminhalte über UI-Elemente, Bilder oder Koordinaten.
RPA oder Integration: Was passt wann?
RPA ist nicht die einzige Möglichkeit. Dieselbe Aufgabe lässt sich oft auch mit einer ERP-Standardfunktion, einer API-Integration zwischen zwei Systemen oder einem Cloud-Workflow lösen. Der Vergleich:
| Methode | Funktionsweise | Wann geeignet? | Worauf achten? |
|---|---|---|---|
| ERP-Standardfunktionen | Vorhandene Importe, Freigabe-Workflows oder geplante Jobs | Wenn das ERP den Bedarf bereits abdeckt | Zuerst vorhandene Funktionen prüfen |
| API-Integration | Systeme senden Daten direkt aneinander | Wenn beide Seiten eine API oder einen Datenaustausch-Dienst bieten | Erfordert Entwicklung, ist aber unabhängig von Oberflächenänderungen |
| Cloud-Workflow | Wird durch ein Ereignis, sofort oder zeitgesteuert ausgelöst und nutzt Konnektoren | Zwischen E-Mail, Dateien und Cloud-Anwendungen | Auf Anwendungen mit Konnektor beschränkt |
| Robotic Process Automation (RPA) | Der Roboter bedient die Oberfläche wie ein Mensch | Ohne API, bei Altanwendungen und Webportalen | Kann bei Oberflächenänderungen brechen; braucht Wartung |
Die Faustregel: Wenn Daten per API von einem System ins andere gelangen können, ist dieser Weg robuster. Details finden Sie in unserem Beitrag zur ERP-Integration. RPA schließt die Lücke dort, wo eine Integration nicht möglich ist oder mehr kostet, als die Aufgabe wert ist.
Welche Aufgaben eignen sich für einen Software-Roboter? Der Eignungstest mit 6 Fragen
Stellen Sie diese sechs Fragen, bevor Sie eine Aufgabe einem Roboter übergeben. Lautet die Antwort meist „ja“, ist die Aufgabe ein guter Kandidat; je mehr „nein“, desto eher bleibt die Arbeit beim Menschen.
- Wiederholt sie sich? Wird die Aufgabe täglich oder wöchentlich mit denselben Schritten erledigt?
- Ist sie regelbasiert? Lassen sich die Entscheidungen klar aufschreiben, etwa „liegt der Betrag über einem festgelegten Wert, zur Freigabe senden“?
- Sind die Eingaben digital und strukturiert? Kommen die Daten aus Excel, CSV, E-Mails mit fester Vorlage oder einer Systemmaske? Handschrift und Dokumente mit wechselndem Aufbau sind schwierige Kandidaten.
- Sind die Oberflächen stabil? Ändert sich die Oberfläche der Anwendung häufig, braucht auch der Roboter häufig Wartung.
- Gibt es wenige, klar definierte Ausnahmen? Ist geregelt, wer übernimmt, wenn der Roboter einen Fall nicht erkennt?
- Gibt es einen robusteren Weg? Wenn eine API, eine fertige Integration oder eine ERP-Standardfunktion existiert, prüfen Sie diese zuerst.
Meist geeignet: Bestelldaten aus vorlagenbasierten E-Mails ins ERP übernehmen, Dateien aus Lieferanten- oder Bankportalen laden und in Ordnern ablegen, Datensätze zweier Systeme abgleichen und Abweichungen auflisten, wiederkehrende Berichtsdateien vorbereiten.
Meist nicht geeignet: Kundenbeschwerden beantworten, über Kreditlimits oder Preise entscheiden, Korrespondenz mit Verhandlungen und Dokumente, die jedes Mal ausgelegt werden müssen. Hier bereitet der Roboter höchstens vor; die Entscheidung trifft ein Mensch.
Wie setzen Sie das erste RPA-Projekt auf? 7 Schritte
- Den Prozess so aufschreiben, wie er ist. Notieren Sie gemeinsam mit der Person, die die Arbeit erledigt, jede Maske, jeden Klick und jede Entscheidung Schritt für Schritt. Messen Sie anhand eigener Aufzeichnungen, wie oft die Aufgabe anfällt und wie lange sie dauert.
- Eignungstest anwenden und den Umfang eingrenzen. Wählen Sie für das erste Projekt nicht den ganzen Prozess, sondern den am häufigsten wiederkehrenden Teil mit den klarsten Regeln.
- Zuerst den Prozess bereinigen. Beseitigen Sie unnötige Freigaben oder Doppelerfassungen vor der Automatisierung; ein fehlerhafter Prozess wird durch einen Roboter nur schneller fehlerhaft.
- Dem Roboter ein eigenes Konto mit minimalen Rechten geben. Der Roboter sollte nicht unter dem persönlichen Konto eines Mitarbeiters laufen. Schreiben Sie keine Passwörter in den Flow; laut Microsoft lassen sich vertrauliche Eingaben in den Ausführungsprotokollen verbergen. Zur Kontosicherheit lesen Sie auch unseren Beitrag zur Multi-Faktor-Authentifizierung.
- Den Ausnahmeweg gestalten. Trifft der Roboter auf einen unbekannten Datensatz, sollte er anhalten, den Datensatz in eine Warteschlange stellen und die verantwortliche Person benachrichtigen.
- In einer Testumgebung prüfen. Lassen Sie den Flow mit einer Kopie echter Daten laufen und vergleichen Sie die Ergebnisse mit der manuellen Arbeit.
- Live schalten, überwachen und Verantwortliche benennen. Jeder Roboter braucht einen fachlichen und einen technischen Verantwortlichen. Testen Sie den Flow nach ERP- oder Portal-Updates erneut.
Beaufsichtigt oder unbeaufsichtigt ausführen?
In Microsoft Power Automate kann ein Desktop-Flow beaufsichtigt (attended) oder unbeaufsichtigt (unattended) laufen. Beaufsichtigt läuft der Roboter in der geöffneten Sitzung des Mitarbeiters, während dieser am Rechner sitzt. Der unbeaufsichtigte Modus ist für Aufgaben gedacht, die keine menschliche Aufsicht brauchen.
| Merkmal | Beaufsichtigte Ausführung | Unbeaufsichtigte Ausführung |
|---|---|---|
| Wer ist anwesend? | Der Mitarbeiter startet den Roboter als Teil seiner Arbeit | Niemand; der Flow wird zeitgesteuert oder durch ein Ereignis ausgelöst |
| Sitzung | Die geöffnete Sitzung des Benutzers | Power Automate öffnet eine Remotedesktop-Sitzung (RDP), hält den Bildschirm gesperrt und meldet sich danach ab |
| Voraussetzung am Rechner | Der Computer des Benutzers | Auf dem Rechner darf kein Benutzer angemeldet sein; der Flow kann nicht mit erhöhten Rechten laufen |
| Lizenz | Eine passende Power-Automate-Lizenz | Zusätzlich ein Add-on für unbeaufsichtigte Ausführung |
Die Microsoft-Seite zu unbeaufsichtigten Desktop-Flows weist außerdem darauf hin, dass eine abweichende Bildschirmauflösung dazu führen kann, dass der Roboter sein Zielelement nicht findet; legen Sie die Auflösung auf dem unbeaufsichtigten Rechner fest.
Welche Fehler passieren in RPA-Projekten häufig?
- Oberflächen automatisieren, obwohl es eine API gibt: Man wählt eine anfällige Lösung, obwohl eine stabilere verfügbar wäre.
- Ohne Messung starten: Sind heutiger Zeitaufwand und Fehlerzahl unbekannt, lässt sich auch kein Nutzen zeigen.
- Den Roboter unter einem persönlichen Konto betreiben: Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen oder ändert sein Passwort, steht der Roboter still, und die Nachvollziehbarkeit leidet.
- Ausnahmen vergessen: Wird nur der Fall „alles in Ordnung“ geplant, bricht der Flow beim ersten ungewöhnlichen Datensatz ab.
- Keine Wartung einplanen: Schon eine kleine Änderung an der Oberfläche kann den Roboter stoppen; teilen Sie den Update-Kalender mit dem Verantwortlichen. Pflichtänderungen wie regelmäßige Updates bei E-Rechnung und E-Ledger gehören ebenfalls in diesen Kalender.
Fazit: Wo sollten Sie mit RPA beginnen?
Robotic Process Automation ist ein praktischer Weg, Menschen von wiederkehrender Bildschirmarbeit zu entlasten, aber nicht für jede Aufgabe das richtige Werkzeug. Prüfen Sie zuerst APIs und ERP-Standardfunktionen, schicken Sie Kandidaten dann durch den Eignungstest mit sechs Fragen, beginnen Sie mit einer kleinen Aufgabe mit klaren Regeln, geben Sie dem Roboter ein eigenes Konto und übergeben Sie Ausnahmen an Menschen. Bei ÇAP Teknoloji prüfen wir im Rahmen unserer Beratung zur digitalen Transformation gemeinsam mit Ihnen, welche Arbeit sich für einen Roboter und welche sich für eine Integration eignet; schreiben Sie uns über unsere Kontaktseite.
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet Robotic Process Automation von einer API-Integration?
Bei einer API-Integration senden Systeme Daten direkt aneinander, Oberflächenänderungen spielen keine Rolle. Bei RPA bedient ein Software-Roboter die Oberfläche der Anwendung wie ein Mensch. Gibt es eine API, ist sie meist der robustere Weg; RPA schließt die Lücke bei Altanwendungen und Webportalen ohne API.
Ist RPA künstliche Intelligenz?
Nein. Klassisches RPA folgt vorab festgelegten Regeln und wiederholt dieselben Schritte. Bei Aufgaben, die Auslegung, Ermessen oder Verhandlung erfordern, sollte die Entscheidung beim Menschen bleiben; der Roboter kann höchstens Daten sammeln und vorbereiten.
Lässt sich Robotic Process Automation mit ERP-Systemen nutzen?
Ja. Die Power-Automate-Dokumentation von Microsoft nennt die automatisierte Dateneingabe in einem ERP-System als Beispiel für Desktop-Flows. Prüfen Sie trotzdem zuerst die Importfunktionen und Integrationsmöglichkeiten Ihres ERP; wo sie vorhanden sind, sind sie meist robuster.
Was braucht ein unbeaufsichtigter Software-Roboter?
In Microsoft Power Automate erfordert die unbeaufsichtigte Ausführung zusätzlich ein Add-on für unbeaufsichtigte Ausführung. Auf dem Rechner des Roboters darf kein Benutzer angemeldet sein; Power Automate öffnet eine Remotedesktop-Sitzung und schließt sie nach getaner Arbeit. Der Flow kann nicht mit erhöhten Rechten laufen, und eine feste Bildschirmauflösung wird empfohlen.
