Logo’da e-Fatura Gönderim Hataları: En Sık 10 Hata ve Çözümü

Kısaca: Logo e-Fatura gönderim hatalarının büyük kısmı faturanın kendisinden değil, cari kart, stok birimi, fatura serisi ve entegratör bağlantısı gibi ana verilerden gelir. Hatayı kalıcı çözmek için önce mesajın hangi aşamada oluştuğunu bulun, sonra kaynağı ana veride düzeltin ve faturayı ancak bundan sonra yeniden gönderin.

Logo Edge T-Series (eski adıyla Logo Tiger 3) veya Logo Edge N-Series (eski adıyla Logo Netsis 3) kullanan işletmelerde e-Fatura hatası genellikle ay sonunda, fatura yoğunluğunun en yüksek olduğu günlerde fark edilir. ÇAP Teknoloji olarak Logo iş ortağı projelerimizde gördüğümüz en sık 10 hatayı, nedenleri ve çözüm adımlarıyla bu yazıda topladık. Amaç, bir dahaki hatada destek beklemeden ilk teşhisi sizin yapabilmeniz.

İçindekiler

• Logo e-Fatura gönderim hataları nereden kaynaklanır?
• En sık 10 hata ve çözümü
• Hata alan faturayı adım adım çözmek
• Belirtiden kaynağa: hızlı teşhis tablosu
• Ne zaman kimden destek almalısınız?
• e-Fatura kontrol listesi
• Özet

Logo e-Fatura gönderim hataları nereden kaynaklanır?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) UBL-TR standardında hazırlanan ve yalnızca e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak iletilen faturadır.

Logo’da kestiğiniz fatura alıcıya ulaşana kadar dört duraktan geçer: Logo ürününüz faturayı UBL-TR biçimine çevirir, çoğu kurulumda bir özel entegratör (Logo tarafında eLogo veya başka bir entegratör) belgeyi mali mühürle imzalanmış bir zarf içinde GİB’e iletir, GİB belgeyi alıcının posta kutusuna yönlendirir, alıcı da ticari senaryoda faturayı kabul veya reddeder. Hata bu duraklardan herhangi birinde oluşabilir. Bu yüzden ilk soru her zaman “hata hangi aşamada?” olmalıdır.

Uygulamanın teknik mimarisini GİB’in e-Belge sitesindeki mevzuat ve kılavuz sayfaları anlatır. Logo’nun kendi Logo e-Fatura ürün sayfasındaki sık sorulan sorular da aşağıdaki bazı çözümlerin dayanağıdır.

Logo e-Fatura gönderim hataları: en sık 10 hata ve çözümü

1. Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısı değil

e-Fatura kapalı bir sistemdir; yalnızca kayıtlı kullanıcılara gönderilebilir. Kayıtlı olmayan müşteriye e-Arşiv Fatura düzenlenir. Tersi de olur: müşteri sonradan e-Fatura’ya geçmiştir ama cari kartı hâlâ e-Arşiv olarak işaretlidir. Çözüm, Logo’daki kayıtlı kullanıcı listesini güncellemek ve cari kartın e-Fatura bilgisini bu listeye göre düzeltmektir.

2. Yanlış posta kutusu etiketi

Bazı firmaların birden fazla posta kutusu etiketi vardır ya da entegratör değiştirince etiketleri değişir. Cari kartta eski etiket kaldıysa fatura yanlış adrese yönlenir veya reddedilir. Müşterinizden güncel etiketi yazılı olarak isteyin ve cari karta işleyin.

3. VKN, TCKN, unvan veya adres hatalı

Vergi kimlik numarası 10, T.C. kimlik numarası 11 hanedir. Boşluk, eksik hane, yanlış vergi dairesi veya eksik adres faturayı durdurur. Cari kartı açarken bu alanları zorunlu tutmak, hatayı kaynağında keser.

4. Senaryo yanlış seçilmiş

Temel faturada alıcının sistem üzerinden ret hakkı yoktur; ticari faturada alıcı kabul veya ret yanıtı gönderebilir. Kamu idarelerine giden e-Faturalar temel senaryo ile iletilir. Senaryoyu müşteri bazında cari kartta tanımlayın, fatura başına elle seçmeyin.

5. Fatura tipi ve KDV istisna kodu eksik

KDV’si sıfır olan bir faturada istisna kodu yoksa fatura kurala takılır. Logo’nun e-Fatura sık sorulan sorularına göre istisna kapsamındaki faturada İSTİSNA fatura tipi ve ilgili istisna kodu seçilir. İstisna kapsamında olmayan sıfır KDV’li faturada ise SATIŞ tipi ve 351 “İstisna Olmayan Diğer” kodu kullanılır. Hangi kodun sizin işleminize uyduğuna mali müşavirinizle birlikte karar verin.

6. Ölçü birimi eşleştirmesi yapılmamış

Stok kartındaki “adet”, “koli” veya “kg” gibi birimlerin UBL-TR kod listesindeki karşılıkları tanımlı olmalıdır. Yeni açılan bir birim eşleştirilmeden kullanılırsa o birimin geçtiği her fatura hata alır. Yeni stok veya birim açma yetkisini, eşleştirmeyi bilen kişilerle sınırlayın.

7. Fatura numarası veya seri hatası

e-Fatura numarası 16 karakterdir: 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarası. Seri tanımı yıl başında güncellenmezse veya numara elle verilirse çakışma ve sıra atlama görülür. Logo’nun sık sorulan sorularına göre sıra numarası sehven atlanmışsa bağlı olduğunuz vergi dairesine dilekçeyle açıklama yapılır ve atlanan numaralar kullanılmadan devam edilir. Bu adımı mali müşavirinizle birlikte planlayın.

8. İrsaliye bilgisi eksik

Faturadan önce irsaliye düzenlendiyse irsaliye numarası ve tarihi faturada yer almalıdır. Sevk ile faturanın farklı ekiplerde yürüdüğü firmalarda bu bağ sık kopar. İrsaliyeden faturaya aktarımı Logo içinde yapın; faturayı sıfırdan yazmayın.

9. Entegratör bağlantısı veya mali mühür sorunu

e-Fatura mali mühürle mühürlenir ve entegratöre Logo’da tanımlı kullanıcı bilgileriyle bağlanılır. Projelerimizde en sık gördüğümüz durum, entegratör portalında şifre değiştirildiği hâlde Logo tarafındaki bağlantı bilgisinin güncellenmemesidir. Sertifika süresini ve bağlantı bilgilerini sahibi belli bir takvimle izleyin.

10. Ürün sürümü veya kod listeleri güncel değil

GİB, e-Fatura paketlerini ve UBL-TR kod listelerini zaman zaman günceller. Logo ürününüz ve e-Fatura bileşenleri güncel değilse yeni kurala uymayan belge üretilebilir. e-Belge duyurularını takip edin, güncellemeleri önce test ortamında deneyin, sonra canlı sisteme alın.

Hata alan faturayı adım adım çözmek

Hata mesajını gördüğünüzde aceleyle yeni fatura kesmek, sorunu çoğaltır. Şu sırayı izleyin:

1. Mesajı kaydedin. Hata metnini, fatura numarasını ve saati not alın. Mesajın Logo’dan mı, entegratörden mi, alıcıdan mı geldiğini belirleyin.
2. Aşamayı ayırın. Belge entegratöre hiç gitmediyse sorun Logo içindedir. Entegratör reddettiyse içerik veya kurala uygunluk sorunudur. Alıcı reddettiyse ticari bir itirazdır.
3. Kaynağı ana veride düzeltin. Cari kart, stok birimi, seri veya istisna kodu yanlışsa faturayı değil, o kartı düzeltin. Böylece aynı hata sonraki faturalarda tekrar etmez.
4. Durumu sorgulayın. Yeniden göndermeden önce faturanın GİB’e veya alıcıya ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin. Aksi hâlde aynı işlem için iki belge oluşabilir.
5. Yeniden gönderin. Logo’nun sık sorulan sorularına göre hata alan fatura LogoConnect üzerinden yeniden gönderilebilir.
6. Alıcıya ulaşmış hatalı faturayı yönetin. Ticari faturada alıcı reddeder ve yeni fatura düzenlenir. Temel faturada iptal yoktur; alıcı size iade faturası gönderir. Süreleri ve muhasebe kaydını mali müşavirinizle teyit edin.

Belirtiden kaynağa: hızlı teşhis tablosu

Belirti	Muhtemel kaynak	İlk kontrol
Fatura entegratöre hiç gitmiyor	Bağlantı bilgisi, mali mühür, ürün sürümü	Logo’daki entegratör kullanıcı bilgileri ve sertifika süresi
Entegratör belgeyi reddediyor	Eksik VKN, birim eşleştirmesi, istisna kodu, seri	Hata metnindeki alan adı; ilgili cari veya stok kartı
Fatura gidiyor ama müşteri görmüyor	Yanlış posta kutusu etiketi	Müşterinin güncel etiketi
Müşteri faturayı reddediyor	Ticari itiraz: fiyat, miktar, senaryo	Sipariş ve irsaliye ile karşılaştırma
Sadece belirli ürünlerde hata	O ürünün birimi veya vergi tanımı	Stok kartının birim ve KDV alanları

Logo’yu e-ticaret, saha satış veya banka sistemleriyle bağladıysanız, faturanın oluştuğu kaynak sistemdeki veriyi de kontrol edin. Entegrasyonların genel mantığını ERP entegrasyonu yazımızda anlattık.

Ne zaman kimden destek almalısınız?

Doğru kişiye gitmek, çözüm süresini kısaltır:

• Entegratör: Zarf ve iletim hataları, posta kutusu ve portal erişimi.
• Logo iş ortağınız: Ana veri yapısı, seri tanımı, birim eşleştirmesi, ürün güncellemesi ve yetkiler. ERP danışmanlığı ekibimiz bu alanda size destek olur.
• Mali müşaviriniz: İstisna kodu seçimi, sıra atlama, iptal ve iade gibi mevzuat soruları. Güncel kuralları GİB duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Toplu düzeltmeleri doğrudan veritabanında SQL sorgusuyla yapmayın. e-Fatura durum alanları Logo’nun kendi iş kurallarıyla birlikte çalışır; elle değiştirilen bir alan, sonradan izlenmesi zor tutarsızlıklar bırakır. Veritabanı tarafında performans veya bakım sorunu görüyorsanız SQL danışmanlığı ile birlikte ilerleyin. Hangi Logo ürününün size uyduğunu henüz netleştirmediyseniz Logo Edge T-Series mi N-Series mi yazımız karşılaştırmayı veriyor.

e-Fatura kontrol listesi

1. Kayıtlı kullanıcı listesi düzenli güncelleniyor mu?
2. Yeni cari kartlarda VKN veya TCKN, vergi dairesi, adres ve posta kutusu etiketi zorunlu mu?
3. Senaryo (temel veya ticari) cari kart bazında tanımlı mı?
4. Tüm stok birimlerinin UBL-TR karşılığı eşleştirildi mi?
5. Sıfır KDV’li işlemler için fatura tipi ve istisna kodu kuralı mali müşavirle yazılı olarak belirlendi mi?
6. Fatura serisi yeni yıl için güncellendi mi?
7. Entegratör bağlantı bilgileri ve mali mühür süresi için sorumlu kişi ve takvim belli mi?
8. Logo güncellemeleri ve GİB duyuruları takip ediliyor mu?

e-Dönüşümün temellerini tekrar gözden geçirmek isterseniz e-Fatura ve e-Defter yazımız iyi bir başlangıçtır.

Özet

Logo’da e-Fatura gönderim hatalarının çoğu tekrar eden ana veri sorunlarıdır: yanlış etiket, eksik vergi bilgisi, eşleştirilmemiş birim, eksik istisna kodu, eski seri veya güncellenmemiş bağlantı bilgisi. Hatayı aşamasına göre ayırır, kaynağı kartta düzeltir ve faturayı ancak durumunu sorguladıktan sonra yeniden gönderirseniz aynı sorunla ikinci kez karşılaşmazsınız. ÇAP Teknoloji olarak Logo kurulumunuzda e-Fatura ayarlarını birlikte gözden geçirebiliriz; iletişim sayfamızdan bize ulaşın.

Sıkça Sorulan Sorular