Logo Dönem Sonu Kapanışında Yapılan 7 Hata

Kısaca: Logo dönem sonu kapanışında yapılan hataların çoğu devir düğmesine basılmadan önce oluşur. Yedeksiz başlamak, maliyetlendirmeyi bitirmemek ve açık belgeleri bırakmak, yeni yıla hatalı açılış bakiyeleriyle girmenize yol açar. Bu yazıda en sık 7 hatayı, her birinin önlemini ve yazdırıp kullanabileceğiniz bir kontrol listesini bulacaksınız.

Logo iş ortağı olarak her yıl sonu müşterilerimizle aynı soruları konuşuyoruz. Aşağıdaki maddeler, projelerimizde gördüğümüz durumlardan derlendi. Örnekler Logo Edge T-Series (eski adıyla Logo Tiger 3) kullanan işletmelerden geliyor; mantık diğer Logo ürünlerinde de benzerdir. Sürüm değişikliği planlıyorsanız Tiger 3’ten Logo Edge T-Series’e geçiş yazımıza da göz atın, çünkü geçişi yıl sonu kapanışıyla aynı haftaya koymamak işinizi kolaylaştırır.

İçindekiler

• Logo dönem sonu kapanışı ve devir nedir?
• Logo dönem sonu kapanışında yapılan 7 hata
• Kapanış takvimi: kim, ne zaman, ne yapar?
• Logo dönem sonu kontrol listesi
• Devirden sonraki ilk gün neyi kontrol etmelisiniz?
• Özet

Logo dönem sonu kapanışı ve devir nedir?

Dönem sonu kapanışı, mali yılın sonunda hesapların kapatılması ve bakiyelerin yeni döneme açılış kaydı olarak taşınmasıdır. Logo’da bu işe genellikle “devir” denir.

Devir; muhasebe, cari hesap, stok, banka ve kasa bakiyelerini yeni döneme aktarır. Muhasebe tarafında yeni dönemin açılış fişi, eski dönemin kapanış fişinin tam tersidir ve tutarları eşittir. Dönemler arası devirde önce yeni dönem açılır ve dosyaları oluşturulur, devir ondan sonra yapılır.

Bazı Logo ürünlerinde mali dönemden bağımsız çalışma seçeneği de vardır. Bu yapıda cari ve stok devri yapılmaz; muhasebe tarafında açılış ve kapanış fişleriyle ilerlenir. Firmanızın hangi yapıda çalıştığını devirden önce iş ortağınızla netleştirin.

Logo dönem sonu kapanışında yapılan 7 hata

Aşağıdaki tablo hataları, ne zaman fark edildiklerini ve önlemlerini özetler. Ayrıntılar tablonun altında.

Hata	Ne zaman fark edilir	Önlem
1. Yedeksiz devir	Devir yarıda kesildiğinde	Tam yedek alın ve geri yüklemeyi test ortamında deneyin.
2. Kullanıcılar sistemdeyken devir	Devir sırasında kilit veya eksik kayıt görüldüğünde	Kullanıcıları ve entegrasyonları önceden durdurun.
3. Maliyet bitmeden stok devri	Yeni yılın ilk maliyet raporunda	Önce maliyetlendirmeyi ve sayım farklarını tamamlayın.
4. Açık belgeler	Yeni yılda eksik ya da mükerrer fatura çıktığında	Faturalanmamış irsaliyeleri ve açık emirleri gözden geçirin.
5. Mutabakatsız bakiyeler	Açılış bakiyeleri tutmadığında	Cari, banka, kasa ve döviz bakiyelerini devirden önce eşleyin.
6. Eski kartları silmek	Geçmiş yıl raporları bozulduğunda	Eski dönemde hareketi olan kartları silmeyin.
7. Ayrı takvimler	e-Defter ve kapanış aynı haftaya sıkıştığında	Logo devrini mali müşavirinizin takvimiyle birlikte planlayın.

1. Yedek almadan ve geri yüklemeyi denemeden devir yapmak

Devir veritabanında çok sayıda kayıt üretir. İşlem bir elektrik kesintisi veya bağlantı kopması yüzünden yarıda kalırsa dönebileceğiniz tek yer yedektir. Devirden hemen önce tam yedek alın ve bu yedeği bir test veritabanına geri yükleyip açılıp açılmadığını görün. Yedek düzenini SQL veritabanı yedekleme yazımızda anlattık.

2. Kullanıcılar ve entegrasyonlar çalışırken devir başlatmak

Devir sırasında firmada kimse çalışmamalıdır. Kullanıcılara önceden haber verin, oturumları kapatın. Gözden kaçan nokta genellikle entegrasyonlardır: e-ticaret, saha satış veya banka aktarımı gibi otomatik işler de veri yazar. Bunları devir süresince durdurun.

3. Maliyetlendirme ve sayım bitmeden stok devri yapmak

Stok devri, yeni yılın açılış birim maliyetini hesaplar. Geçen yılın maliyetlendirmesi tamamlanmadıysa yeni yıla yanlış maliyetle girersiniz. Önce yıl sonu sayımını yapın, sayım farklarını kaydedin, ardından maliyetlendirmeyi çalıştırın.

4. Açık belgeleri yeni yıla taşımak

Faturalanmamış irsaliyeler, kapanmamış üretim emirleri ve dağıtım emirleri devirden önce gözden geçirilmelidir. Dağıtım emri hareketleri devredilmez; bu yüzden durumlarını önceden kapatın. Hangi irsaliyenin hangi yıla faturalanacağını mali müşavirinizle konuşun.

5. Bakiyeleri mutabakat yapmadan devretmek

Cari hesap, banka ve kasa bakiyeleri karşı tarafla eşleşmeden devredilirse hata yeni yıla da taşınır. Döviz kullanan firmalarda ayrı bir kontrol gerekir: yerel para birimi ve raporlama dövizi bakiyeleri birbiriyle çelişen kartlar (biri borç, diğeri alacak gibi) devredilmez. Bu kartları devirden önce bulup düzeltin.

6. Yeni dönemde eski kartları silmek

Yeni yıla geçince kullanılmayan kartları temizlemek cazip gelir. Ancak eski dönemde hareketi olan bir cari, stok veya hesap kartını yeni dönemde silmek geçmiş yılın verisini bozabilir. Kart temizliğini yapmadan önce iş ortağınızla hangi kartların güvenle kaldırılabileceğini konuşun.

7. Logo devrini resmi kapanış takviminden ayrı planlamak

Logo’daki devir ile e-Defter berat yükleme ve beyanname dönemleri birbirini etkiler. Yıl sonu kapanış kayıtları kesinleşmeden devir yapılırsa düzeltme için iki dönemde birden işlem gerekir. Berat yükleme dönemleri için Logo’nun e-Defter berat yükleme yazısını okuyun; güncel sınırı GİB duyurusundan ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Kapanış takvimi: kim, ne zaman, ne yapar?

Yıl sonu kapanışı tek kişinin işi değildir. Projelerimizde işe yarayan dağılım şöyledir:

• Muhasebe ekibi: Cari, banka ve kasa mutabakatlarını tamamlar, açık belgeleri listeler.
• Depo ve üretim: Sayımı yapar, açık üretim ve dağıtım emirlerini kapatır.
• Mali müşavir: Kapanış kayıtlarını onaylar, e-Defter ve beyan takvimini paylaşır.
• BT veya iş ortağı: Yedeği alır, geri yüklemeyi test eder, entegrasyonları durdurur ve devri çalıştırır.

Veritabanınız büyükse devir süresi uzayabilir. Bu süreyi önceden ölçmek için devri önce test veritabanında deneyin. Sunucu tarafında yavaşlık görüyorsanız Logo veritabanı yavaşladığında SQL Server kontrol listesi yazımız yol gösterir.

Logo dönem sonu kontrol listesi

Devir gününden önce bu listeyi sırayla işaretleyin:

1. Yeni dönemi açın ve dosyalarının oluştuğunu kontrol edin.
2. Yıl sonu sayımını tamamlayın, sayım farklarını kaydedin.
3. Geçen yılın maliyetlendirmesini çalıştırın ve sonucu kontrol edin.
4. Faturalanmamış irsaliyeleri, açık üretim ve dağıtım emirlerini listeleyip kapatın.
5. Cari, banka ve kasa mutabakatlarını tamamlayın; döviz bakiyesi çelişen kartları düzeltin.
6. Kullanıcılara duyuru yapın, oturumları kapatın, entegrasyonları durdurun.
7. Tam yedek alın ve test ortamına geri yükleyerek doğrulayın.
8. Devir öncesi kontrolleri çalıştırın, uyarıları tek tek kapatın.
9. Devri çalıştırın ve işlem bitene kadar kimsenin giriş yapmamasını sağlayın.

Devirden sonraki ilk gün neyi kontrol etmelisiniz?

• Muhasebe açılış fişi, kapanış fişiyle aynı tutarda ve ters yönde mi?
• Örnek seçtiğiniz birkaç carinin açılış bakiyesi, eski yıl kapanış bakiyesiyle aynı mı?
• Stok miktarları sayımla, birim maliyetler maliyet raporuyla uyumlu mu?
• Banka ve kasa açılış bakiyeleri ekstre ve kasa sayımıyla eşleşiyor mu?
• Entegrasyonlar yeni döneme yazıyor mu?

Bir fark bulursanız yeni döneme kayıt girmeye devam etmeden önce nedenini bulun. Fark büyüdükçe düzeltmesi zorlaşır.

Özet

Logo dönem sonu kapanışında sorunların çoğu hazırlık eksikliğinden doğar. Yedeği test edin, kullanıcıları ve entegrasyonları durdurun, maliyetlendirmeyi ve sayımı bitirin, açık belgeleri kapatın, bakiyeleri eşleyin, eski kartları silmeyin ve devri mali müşavirinizin takvimiyle birlikte planlayın. Bu yedi adım yeni yıla temiz açılış bakiyeleriyle girmenizi sağlar.

ÇAP Teknoloji olarak Logo iş ortağı kimliğimizle yıl sonu devrini sizinle birlikte planlıyor, test devri ve yedek kontrolünü yapıyoruz. Veritabanı ve yedek tarafı için SQL danışmanlığı ekibimiz destek verir. Ayrıntılar için ERP danışmanlığı sayfamıza bakabilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular