Kısaca: Saha satışında sevkiyat planlaması, plasiyerin aldığı siparişin depoda hazırlanıp doğru araçla, doğru sırayla ve doğru müşteriye ulaştırılmasını planlamaktır. Sağlam bir plan beş şeye dayanır: net bir sipariş kesim saati, doğrulanmış stok, onaylı siparişler, bölge ve rota bazında gruplama ve teslimde kayda geçen fark.
Sahada alınan sipariş, iş bitmeden yalnızca ilk yarıdır. Sipariş depoya geç ulaşıyor, stok yetmiyor ya da araç yanlış sırada yükleniyorsa müşteri, plasiyerin verdiği sözü bekler ve bekler. Bu yazıda siparişin sahadan teslimata kadar izlediği yolu ve sevkiyat planını nasıl düzenli hale getireceğinizi anlatıyoruz.
İçindekiler
- Sevkiyat planlaması nedir?
- Saha siparişleri neden zorlaştırır?
- 6 adımda sevkiyat planlaması
- Neyi ölçmelisiniz?
- Sık yapılan hatalar
- Özet ve kontrol listesi
Sevkiyat planlaması nedir ve neden önemlidir?
Sevkiyat planlaması, onaylanmış siparişlerin hangi gün, hangi araçla ve hangi sırayla müşterilere gönderileceğini belirleme sürecidir. Depodaki toplama ve paketleme işini, araç yüklemeyi ve teslimat rotasını tek bir plan altında birleştirir.
Plan olmadığında depo gün içinde gelen her siparişe ayrı ayrı yetişmeye çalışır. Sonuç, aynı bölgeye iki ayrı sefer, unutulan koliler ve müşteriye verilemeyen net bir teslim zamanıdır. Plan, hem depoyu hem sürücüyü hem de plasiyeri aynı bilgiyle çalıştırır.
Saha siparişleri sevkiyat planını neden zorlaştırır?
Sahada iki farklı çalışma biçimi vardır ve ikisinin sevkiyat ihtiyacı farklıdır:
- Ön satış (sipariş al, sonra teslim et): Plasiyer siparişi gün içinde alır, mal depodan ayrı bir seferle sonraki gün veya belirlenen günde teslim edilir. Sevkiyat planı bu modelin ana işidir.
- Sıcak satış (araçtan satış): Plasiyer araçtaki stokla satış yapar ve teslim yerinde olur. Burada plan, aracın sabah yüklenmesi ve gün sonu sayımıyla ilgilidir.
Ön satışta siparişler gün boyu, farklı saatlerde ve farklı bölgelerden gelir. Stok da aynı anda değişir. Bu yüzden plan, siparişin geldiği anda değil, belirli bir kesim saatinde ve doğrulanmış verilerle yapılmalıdır.
Sevkiyat planlaması 6 adımda nasıl yapılır?
1. Sipariş kesim saatini belirleyin
Planın yapılacağı bir kesim saati koyun: Bu saate kadar gelen siparişler ertesi seferin planına girer, sonrakiler sıradaki seferde yer alır. Kesim saatini plasiyerler ve müşteriler bilmelidir; böylece “bugün sipariş verirsem ne zaman gelir?” sorusunun net bir cevabı olur.
2. Stoğu doğrulayın
Kesim saatinde sipariş satırlarını depodaki gerçek stokla karşılaştırın. Sipariş anında stok ayrılmamışsa aynı ürün birden fazla siparişe söz verilmiş olabilir. Bunu önlemenin yolu için stok rezervasyonu yazımıza bakın. Karşılanamayan miktarı kaydedin; bu veri sonradan talep planlamasında işe yarar (kayıp satış analizi).
3. Riskli ve onay bekleyen siparişleri ayırın
Kredi limitini aşan veya yönetici onayı bekleyen siparişleri sevkiyat planına almadan önce çözün. Aksi halde mal yüklenir, sonra durdurulur. Limit kontrolünü sipariş aşamasına çekmek için kredi limiti kontrolü yazımızı kullanabilirsiniz.
4. Siparişleri bölge ve rota bazında gruplayın
Onaylı siparişleri teslim bölgesine göre gruplayın ve her grubu bir araca atayın. Müşterinin istediği teslim günü, mağaza kabul saatleri ve aracın kapasitesi bu aşamada devreye girer. Amaç, aynı bölgeye birden fazla sefer çıkarmamak ve aracı mantıklı bir sırayla yüklemektir; yüklemede son teslim edilecek müşterinin malı en önce, ilk teslim edilecek müşterinin malı en son girer.
5. Toplama, paketleme ve etiketleme
Depoda her sipariş için bir toplama listesi çıkarın ve koli, palet gibi taşıma birimlerini etiketleyin. Taşıma birimlerinin tek tek tanımlanması için GS1’in SSCC (Serial Shipping Container Code) standardı kullanılır: SSCC, koli, palet veya paket gibi bir lojistik birimi tanımlayan 18 haneli bir numaradır. Barkodla okutma, yükleme sırasında eksik veya yanlış kolinin araca binmesini azaltır.
6. Teslim onayını alın ve farkları kaydedin
Teslimatta plasiyer veya sürücü, teslim edilen miktarı onaylatmalı; eksik, hasarlı veya reddedilen ürünü nedenleriyle birlikte kaydetmelidir. Bu kayıt hem müşteriyle yaşanacak anlaşmazlıkları azaltır hem de ertesi günün planını düzeltir. Yasal sevk belgeleri (irsaliye, e-İrsaliye) ERP ayarlarınıza ve mevzuata bağlıdır; bunları mali müşavirinizle netleştirin.
Sevkiyat planlamasında neyi ölçmelisiniz?
Küçük bir gösterge setiyle başlayın ve her hafta aynı tanımla izleyin:
- Zamanında teslim: Söz verilen günde teslim edilen siparişlerin payı.
- Eksik teslimat: Sipariş edilen ile teslim edilen miktar arasındaki fark ve nedeni.
- Plan dışı sevkiyat: Acil veya ek seferle gönderilen siparişlerin sayısı.
- Teslimde ret nedenleri: Hasar, yanlış ürün, geç teslim.
Bu göstergeler, sorunun depoda, stokta mı yoksa sipariş akışında mı olduğunu gösterir. Raporlama için ERP verinizi Power BI gibi bir araca da bağlayabilirsiniz.
Sevkiyat planlamasında sık yapılan hatalar
- Kesim saati olmaması: Plan sürekli değişir, depo ve sürücü sonuna kadar emin olamaz.
- Stoğu planlama anında doğrulamamak: Yüklenen mal sonradan yetmez.
- Onaysız siparişi yüklemek: Limit veya onay sorunu müşterinin kapısında ortaya çıkar.
- Rotayı depodan bağımsız düşünmek: Yükleme sırası teslim sırasıyla uyuşmaz.
- Farkları kaydetmemek: Aynı eksik her gün tekrarlanır, çünkü nedeni hiç bilinmez.
Özet ve sevkiyat planlaması kontrol listesi
- Sipariş kesim saati tanımlı ve herkes tarafından biliniyor mu?
- Planlama anında sipariş satırları gerçek stokla karşılaştırılıyor mu?
- Limit ve onay bekleyen siparişler plana girmeden çözülüyor mu?
- Siparişler bölge ve araç bazında gruplanıyor, yükleme sırası teslim sırasına uyuyor mu?
- Taşıma birimleri etiketli ve barkodla okutuluyor mu?
- Teslimde fark ve ret nedenleri kayda geçiyor mu?
Sevkiyat planlaması, sahadaki siparişle depodaki işi aynı akışa bağlar. ÇAP Teknoloji olarak S-Leader saha satış otomasyonu, Logo ve Mikro ERP ile entegre çalışır; sahada alınan siparişi, müşteri bakiyesini ve günlük rotaları görünür kılar. Sipariş sürecini ERP’nizdeki depo ve sevkiyat akışıyla uyumlu hale getirmek için ERP danışmanlığı sunuyoruz; iletişim sayfamızdan bize ulaşın.
Sıkça Sorulan Sorular
Sevkiyat planlaması nedir?
Onaylanmış siparişlerin hangi gün, hangi araçla ve hangi sırayla müşterilere gönderileceğini belirleme sürecidir. Depodaki toplama ve paketleme, araç yükleme ve teslimat rotası tek plan altında birleşir.
Ön satış ile araçtan satışta sevkiyat planı nasıl farklıdır?
Ön satışta plasiyer sipariş alır, mal ayrı bir seferle sonra teslim edilir; sevkiyat planı bu modelin ana işidir. Araçtan satışta mal plasiyerin aracındadır ve teslim yerinde yapılır; plan aracın sabah yüklenmesi ve gün sonu sayımıyla ilgilidir.
Sipariş kesim saati neden gereklidir?
Siparişler gün boyu gelir ve stok sürekli değişir. Belirli bir kesim saatinde ve doğrulanmış verilerle plan yapmak, sürekli değişen bir planı ve müşteriye verilemeyen net teslim zamanını önler.
Sevkiyat planlamasında hangi göstergeler izlenmelidir?
Zamanında teslim, eksik teslimat, plan dışı sevkiyat ve teslimde ret nedenleri başlangıç için yeterlidir. Her hafta aynı tanımla izlenmeleri, sorunun depoda, stokta veya sipariş akışında olduğunu gösterir.
