Lieferplanung im Außendienst: Wie die Bestellung vom Lager zum Kunden kommt

Kurz gesagt: Lieferplanung im Außendienst bedeutet, dass ein vom Mitarbeiter aufgenommener Auftrag im Lager vorbereitet wird und mit dem richtigen Fahrzeug, in der richtigen Reihenfolge und beim richtigen Kunden ankommt. Ein tragfähiger Plan beruht auf fünf Dingen: einer klaren Annahmeschlusszeit für Aufträge, geprüftem Bestand, freigegebenen Aufträgen, Gruppierung nach Gebiet und Tour sowie Abweichungen, die bei der Lieferung festgehalten werden.

Ein im Außendienst aufgenommener Auftrag ist nur die erste Hälfte der Arbeit. Erreicht er das Lager zu spät, reicht der Bestand nicht oder wird das Fahrzeug in der falschen Reihenfolge beladen, wartet der Kunde auf ein Versprechen des Außendienstmitarbeiters. Dieser Beitrag begleitet den Auftrag vom Kunden bis zur Lieferung und zeigt, wie Sie Ihre Lieferplanung ordnen.

Inhalt

• Was ist Lieferplanung?
• Warum Außendienstaufträge sie erschweren
• Lieferplanung in 6 Schritten
• Was sollten Sie messen?
• Typische Fehler
• Fazit und Checkliste

Was ist Lieferplanung und warum ist sie wichtig?

Lieferplanung ist der Prozess, in dem festgelegt wird, an welchem Tag, mit welchem Fahrzeug und in welcher Reihenfolge freigegebene Aufträge zu den Kunden gehen. Sie führt Kommissionierung und Verpackung im Lager, die Fahrzeugbeladung und die Lieferroute in einem Plan zusammen.

Ohne Plan versucht das Lager, jedem im Tagesverlauf eingehenden Auftrag einzeln hinterherzukommen. Die Folge sind zwei getrennte Fahrten in dasselbe Gebiet, vergessene Kartons und kein klarer Liefertermin für den Kunden. Ein Plan bringt Lager, Fahrer und Außendienst auf denselben Informationsstand.

Warum erschweren Außendienstaufträge die Lieferplanung?

Im Außendienst gibt es zwei Arbeitsweisen, deren Lieferbedarf sich unterscheidet:

• Vorverkauf (Auftrag aufnehmen, später liefern): Der Mitarbeiter nimmt den Auftrag im Tagesverlauf auf, die Ware wird auf einer eigenen Fahrt am nächsten oder an einem vereinbarten Tag geliefert. Die Lieferplanung ist der Kern dieses Modells.
• Van-Verkauf (Verkauf aus dem Fahrzeug): Der Mitarbeiter verkauft aus dem Bestand im Fahrzeug und liefert vor Ort. Hier betrifft der Plan die Beladung am Morgen und die Zählung am Tagesende.

Im Vorverkauf treffen Aufträge den ganzen Tag über ein, zu verschiedenen Zeiten und aus verschiedenen Gebieten, und der Bestand ändert sich gleichzeitig. Deshalb sollte der Plan zu einer festen Annahmeschlusszeit mit geprüften Daten erstellt werden, nicht in dem Moment, in dem jeder Auftrag eingeht.

Wie funktioniert die Lieferplanung in 6 Schritten?

1. Annahmeschluss für Aufträge festlegen

Legen Sie eine Schlusszeit für die Planung fest: Aufträge bis dahin kommen in den Plan der nächsten Fahrt, spätere in die folgende. Außendienst und Kunden sollten die Schlusszeit kennen, damit die Frage „Wann kommt es an, wenn ich heute bestelle?“ eine klare Antwort hat.

2. Bestand prüfen

Vergleichen Sie zum Annahmeschluss die Auftragspositionen mit dem tatsächlichen Lagerbestand. Wurde der Bestand bei der Bestellung nicht reserviert, kann dasselbe Produkt mehreren Aufträgen zugesagt worden sein. Wie Sie das verhindern, lesen Sie im Beitrag zur Bestandsreservierung. Halten Sie die nicht lieferbare Menge fest; sie hilft später bei der Bedarfsplanung (Lost-Sales-Analyse).

3. Riskante und wartende Aufträge trennen

Klären Sie Aufträge, die das Kreditlimit überschreiten oder auf die Freigabe eines Vorgesetzten warten, bevor sie in den Lieferplan kommen. Sonst wird Ware verladen und dann gestoppt. Wie Sie die Limitprüfung in die Bestellphase vorziehen, zeigt der Beitrag zur Kreditlimitprüfung.

4. Aufträge nach Gebiet und Tour gruppieren

Gruppieren Sie freigegebene Aufträge nach Liefergebiet und ordnen Sie jede Gruppe einem Fahrzeug zu. Der gewünschte Liefertag des Kunden, die Annahmezeiten des Geschäfts und die Kapazität des Fahrzeugs spielen hier eine Rolle. Ziel ist, nicht mehrere Fahrten in dasselbe Gebiet zu schicken und das Fahrzeug sinnvoll zu beladen: Die Ware für den letzten Kunden kommt zuerst hinein, die für den ersten Kunden zuletzt.

5. Kommissionieren, verpacken und kennzeichnen

Erstellen Sie im Lager für jeden Auftrag eine Pickliste und kennzeichnen Sie Transporteinheiten wie Kartons und Paletten. Zur eindeutigen Identifikation von Transporteinheiten dient der Standard SSCC (Serial Shipping Container Code) von GS1: Der SSCC ist eine 18-stellige Nummer, die eine Logistikeinheit wie einen Karton, eine Palette oder ein Paket kennzeichnet. Das Scannen von Barcodes beim Verladen senkt die Wahrscheinlichkeit, dass ein fehlender oder falscher Karton ins Fahrzeug gelangt.

6. Lieferbestätigung einholen und Abweichungen festhalten

Bei der Lieferung sollte der Mitarbeiter oder Fahrer die gelieferte Menge bestätigen lassen und Fehlendes, Beschädigtes oder Abgelehntes samt Grund festhalten. Diese Erfassung verringert Streit mit dem Kunden und korrigiert den Plan des nächsten Tages. Rechtlich vorgeschriebene Versandbelege (Lieferschein, E-Lieferschein) hängen von Ihren ERP-Einstellungen und den Vorschriften ab; klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater.

Was sollten Sie bei der Lieferplanung messen?

Beginnen Sie mit wenigen Kennzahlen und verfolgen Sie diese jede Woche mit derselben Definition:

• Termintreue: Anteil der Aufträge, die am zugesagten Tag geliefert wurden.
• Fehlmengen: Differenz zwischen bestellter und gelieferter Menge und ihr Grund.
• Ungeplante Lieferungen: Anzahl der Aufträge, die dringend oder mit einer Zusatzfahrt verschickt wurden.
• Ablehnungsgründe bei der Lieferung: Beschädigung, falsches Produkt, verspätete Lieferung.

Diese Kennzahlen zeigen, ob das Problem im Lager, im Bestand oder im Auftragsfluss liegt. Für das Reporting können Sie Ihre ERP-Daten auch mit einem Werkzeug wie Power BI verbinden.

Typische Fehler in der Lieferplanung

• Keine Annahmeschlusszeit: Der Plan ändert sich ständig, und Lager und Fahrer sind bis zuletzt unsicher.
• Bestand nicht bei der Planung prüfen: Verladene Ware reicht später nicht aus.
• Nicht freigegebene Aufträge verladen: Ein Limit- oder Freigabeproblem zeigt sich erst an der Kundentür.
• Tour losgelöst vom Lager planen: Beladereihenfolge und Lieferreihenfolge passen nicht zusammen.
• Abweichungen nicht erfassen: Dieselbe Fehlmenge wiederholt sich täglich, weil der Grund nie bekannt wird.

Fazit und Checkliste zur Lieferplanung

• Ist der Annahmeschluss für Aufträge definiert und allen bekannt?
• Werden die Auftragspositionen bei der Planung mit dem echten Bestand verglichen?
• Werden Aufträge mit offener Limitprüfung oder Freigabe geklärt, bevor sie in den Plan kommen?
• Sind die Aufträge nach Gebiet und Fahrzeug gruppiert, und folgt die Beladereihenfolge der Lieferreihenfolge?
• Sind Transporteinheiten gekennzeichnet und werden gescannt?
• Werden Abweichungen und Ablehnungsgründe bei der Lieferung festgehalten?

Die Lieferplanung verbindet den Auftrag beim Kunden mit der Arbeit im Lager zu einem Ablauf. Bei ÇAP Teknoloji arbeitet die S-Leader Außendienst-Automatisierung integriert mit Logo und Mikro ERP und macht im Außendienst aufgenommene Aufträge, Kundensalden und tägliche Touren sichtbar. Um den Bestellprozess mit dem Lager- und Versandablauf Ihres ERP abzustimmen, bieten wir ERP-Beratung an; sprechen Sie uns an.

Häufig gestellte Fragen